Cómo agregar invitados en ClickUp

Cualquiera que trabaje en equipo sabe que la colaboración es un elemento fundamental de las prácticas comerciales contemporáneas. Comunicarse e intercambiar información con sus compañeros de trabajo es la receta para la productividad. Sin embargo, a veces una tarea en particular requiere experiencia externa, lo que puede dificultar el flujo de trabajo. Ahí es cuando las plataformas como ClickUp pueden ser útiles.

En este artículo, le mostraremos cómo agregar invitados a su ClickUp Workspace y cubriremos todas las opciones de uso compartido y administración.

¿Cómo agregar invitados en ClickUp?

Con cada plan de suscripción, desbloquea una cierta cantidad de asientos para invitados. La función es ideal para colaborar con consultores que solo requieren acceso a una tarea en particular en su espacio de trabajo. Estos usuarios tienen acceso limitado a los datos, por lo que no podrán ver nada que no haya compartido expresamente con ellos. También puede reconocer a los invitados por el pequeño cuadrado naranja en su foto de perfil o avatar para evitar confusiones.

Aprender a agregar invitados en ClickUp es muy sencillo, gracias al elegante diseño de la plataforma. El proceso no solo es bastante sencillo, sino que también puede hacerlo con diferentes sistemas operativos. Hay una aplicación de escritorio disponible para Mac y PC con Windows y una versión móvil para iOS y Android. Sin embargo, no todas las entregas tienen las mismas características, así que asegúrate de seguir leyendo para obtener más detalles.

En Mac

La aplicación de escritorio es excelente si necesita trabajar sin conexión. Tiene menos funciones que la versión web ya que esta última se actualiza con más frecuencia. Sin embargo, puede administrar fácilmente las tareas básicas, y eso incluye agregar invitados a una característica particular de Workspace. Aquí está cómo hacerlo:

1. Inicie la aplicación ClickUp con Finder o Launchpad.
   
2. Busque la tarea, la carpeta o la lista que desea compartir con el usuario invitado.
   
3. Haga clic en los tres puntos en el lado derecho para abrir el menú de acciones.
   
4. Seleccione “Compartir y permisos” de la lista de opciones.
   
5. Aparecerá una ventana emergente. Escriba la dirección de correo electrónico del invitado en el cuadro de diálogo para enviar una invitación.
   
6. Elija el permiso preferido. Tiene varias opciones: ver, solo comentar, editar y crear.
   

En Windows 10

Se aplican prácticamente los mismos pasos para la versión de Windows 10:

1. Inicie la aplicación haciendo doble clic en el icono del escritorio.
   
2. Para compartir una lista con un usuario invitado, haga clic en los puntos suspensivos junto al título en el lado derecho. Haga clic en “Compartir y permisos” y escriba la dirección de correo electrónico adecuada.
   
3. Para agregar invitados a una carpeta completa, encuéntrela en su tablero. Abra el menú de acciones y vaya a “Compartir y permisos”. Envía la invitación y establece el permiso deseado.
   
4. Para agregar un invitado a una tarea completa, haga clic para abrirla primero. En la parte superior de la página, haga clic en los tres puntos horizontales. Desde allí, comparta la carpeta enviando una invitación a un usuario invitado.
   

Nota: También hay una extensión de Chrome disponible en el Tienda virtual de Chrome. Además de las operaciones estándar, puede usarlo para adjuntar correos electrónicos a las tareas de ClickUp. Funciona tanto con Gmail como con Outlook.

En Android

Al principio, la aplicación móvil ClickUp recibió duras críticas. Los usuarios se quejaron de que era mediocre en comparación con la contraparte de escritorio, sin mencionar la versión basada en la nube. Sin embargo, las últimas actualizaciones trajeron una mejora significativa, especialmente en lo que respecta al tiempo de respuesta.

La nueva y mejorada versión para dispositivos Android se puede encontrar en la Tienda de juegos de Google. Está disponible de forma gratuita y funciona muy bien si necesita consultar su espacio de trabajo mientras viaja.

Una vez que haya iniciado sesión, puede acceder a todos sus archivos, carpetas, listas y espacios con su teléfono.

Desafortunadamente, en realidad no puede usarlo para agregar miembros o invitados a sus funciones de Workspace. A partir de ahora, solo sirve para comunicarse con los miembros de su equipo y realizar un seguimiento del flujo de trabajo. Con suerte, las actualizaciones futuras incorporarán funciones más avanzadas, pero por ahora, manténgase en las versiones de escritorio.

en iPhone

Hay una versión iOS de la aplicación disponible en el Tienda de aplicaciones. Puede obtenerlo de forma gratuita y estar al tanto de todo mientras está lejos de su computadora.

Al igual que la versión de Android, no puede invitar a personas a sus funciones de Workspace con su teléfono. Sin embargo, eso no hace que la aplicación móvil sea completamente inútil. Aún podrá comunicarse con sus compañeros de trabajo e incluso crear nuevas tareas. Realmente puede ser útil si está en movimiento pero aún tiene que comunicarse con su equipo.

¿Cómo administrar invitados en ClickUp?

Como administrador, puede administrar a todos los miembros de un espacio de trabajo en particular (incluidos los usuarios invitados) mediante la página ”Personas” en el panel de administración. Puede cambiar la configuración de permisos del invitado, actualizarlo a miembro o incluso eliminarlo por completo de la función.

En Mac

Si desea que sus invitados tengan acceso a las tareas completadas, puede cambiar su estado de usuario. Una vez que se convierten en miembros, pueden repasar su trabajo anterior incluso si ya no participan activamente en el espacio de trabajo. Aquí está cómo hacerlo:

1. Abra el menú Admin haciendo clic en su avatar.
   
2. Seleccione “Personas” de la lista de opciones.
   
3. Encuentre el usuario que desea administrar. Desplácese por la lista de invitados o use la función de búsqueda en la parte superior de la ventana.
4. En la barra del lado izquierdo, haz clic en la flecha hacia abajo junto a “Invitado”. Seleccione un nuevo rol de la lista desplegable.
   

También puede eliminar a los usuarios invitados por completo una vez que hayan terminado lo que se propusieron hacer:

1. Vaya al menú Admin > página Personas.
   
2. Encuentra al usuario en la lista de invitados.
3. Haga clic en los tres puntos horizontales en el extremo derecho de la pantalla.
4. Seleccione “Eliminar” de la lista de opciones.
   

En Windows 10

Al agregar invitados a una tarea en particular, generalmente establece la configuración de permisos desde el principio. Por supuesto, a veces, su nivel de participación cambia a medida que avanza el proyecto. Es posible que necesite que participen más activamente dejando comentarios o editando los archivos. Afortunadamente, ClickUp le permite cambiar el nivel de autorización en cualquier momento. Aquí está cómo hacerlo:

1. Abra el menú de administración haciendo clic en su avatar.
   
2. Haga clic en la categoría “Personas” y localice al invitado en su lista.
   
3. En “Acceso”, haga clic en la carpeta, lista o tarea deseada.
4. Aparecerá una pequeña ventana emergente. Haga clic en la configuración de permisos actual en la esquina inferior derecha.
5. Seleccione una nueva configuración de la lista desplegable.
   

Hay otra forma de determinar qué características aparecerán en la vista de invitados. Si desea otorgarle a alguien más acceso pero no quiere que vea todo, puede usar sus privilegios de administrador para ocultarlo. Por ejemplo, funciones como Seguimiento de tiempo, Estimaciones de tiempo, Campos personalizados y Etiquetas pueden ocultarse a los usuarios invitados, si así lo desea. Esto es lo que debe hacer:

1. Abra la página Personas en el menú Administrador y localice al invitado.
2. En “Permisos” en el extremo derecho de la pantalla, verá las funciones. Haga clic en el símbolo correspondiente para ocultar o mostrar una característica en particular.
   

En Android (y iPhone)

Como se mencionó, las versiones móviles son limitadas cuando se trata de administrar invitados y miembros. Sin embargo, hay otras acciones que puede realizar que hacen que la aplicación valga la pena:

• Crear nuevas tareas
• Actualizar y editar tareas
• Colabore con sus compañeros de trabajo y miembros del personal
• Ver tu lista de tareas pendientes
• Manténgase informado a través de notificaciones automáticas

Preguntas frecuentes adicionales

¿Pueden los invitados editar espacios, carpetas o listas de tareas?

Sí, si les das permiso. Los invitados solo pueden hacer lo que usted les permita hacer, lo que puede garantizar uno de los siguientes:

• Ver: pueden ver los datos compartidos.

• Comentar: pueden agregar comentarios o entradas, pero no pueden editar.

• Crear y editar: pueden crear nuevas carpetas, insertar nuevos datos o realizar cambios en las funciones existentes.

Sin embargo, para acceder a la gama completa de permisos, debe estar registrado en un plan pago. Además, solo se puede invitar a los invitados a funciones individuales de Workspace, como listas, carpetas o tareas. No puede agregarlos a todo el espacio de trabajo a menos que se actualicen al estado de miembro.

¿Qué sucede cuando me quedo sin asientos para invitados?

Cada plan pago tiene una cantidad de asientos para invitados disponibles:

• Plan Ilimitado: cinco asientos para invitados por miembro y dos más con cada miembro adicional de Workspace.

• Business Plan: 10 asientos de invitados por miembro, y obtiene cinco más por cada miembro de Space agregado.

• Plan Enterprise: Mismo número de huéspedes que el Plan Business, con algunas opciones adicionales de administración. Por ejemplo, puede determinar quién tiene la autoridad para invitar invitados o prohibir la función por completo.

En pocas palabras, cada vez que agrega un nuevo miembro a su espacio de trabajo, ClickUp le otorga otro asiento de invitado. Tenga en cuenta que el esquema se refiere únicamente a los usuarios con permisos disponibles. La plataforma le permite agregar un número ilimitado de invitados de solo lectura, independientemente del plan.

Se nuestro invitado

Los administradores del espacio de trabajo pueden agregar invitados a listas, tareas y carpetas individuales con solo unos pocos pasos. Dado que ClickUp es una herramienta de colaboración bastante sencilla, no tiene que estar bien versado para orientarse. Además, con el plan de suscripción adecuado, puede decidir el nivel de acceso de cada usuario.

Si trabajar sin conexión lo mantiene más concentrado, puede descargar la versión de escritorio tanto para macOS como para Windows 10. Las aplicaciones le permiten administrar su lista de invitados con facilidad ya que la interfaz es casi idéntica a la versión en la nube. Sin embargo, ClickUp mobile es un poco más restrictivo, pero aún puede ser útil.

¿Utiliza ClickUp para la gestión de proyectos? ¿Cuáles son sus experiencias con la herramienta? Comente a continuación y díganos si existe, de hecho, una forma de agregar invitados con su teléfono móvil.