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Cómo bloquear el tiempo en Google Calendar

Si tiene dificultades para hacer malabarismos con sus tareas y cumplir con los plazos, el bloqueo de tiempo en Google Calendar podría ser una excelente solución. Le ayudará a administrar su tiempo de manera más efectiva y organizar su horario de trabajo.

Cómo bloquear el tiempo en Google Calendar

Afortunadamente, el bloqueo de tiempo en Google Calendar es relativamente fácil de usar. Este artículo explicará cómo bloquear intervalos de tiempo específicos para ayudarlo a lograr sus objetivos a corto y largo plazo.

Calendario de Google: cómo bloquear el tiempo

Antes de comenzar, debe hacer una lista de sus tareas y decidir cuánto tiempo necesita para todas ellas. El siguiente paso es cómo usar la función de bloqueo de tiempo.

  1. Verifique su horario para ver los intervalos de tiempo disponibles en los que puede completar cada tarea.
  2. Haga clic en la hora de inicio de su primer bloque de tiempo.
  3. Haga clic en «Agregar título» e ingrese el nombre de su tarea, y luego presione enter.
  4. Cambie la hora de finalización de su bloque de tiempo para establecer la duración del tiempo.
  5. Haga clic en el atributo de tiempo después de «hasta» y aparecerá un menú desplegable con tiempos y duración potenciales.
  6. Haga clic en «Guardar» y su bloque de tiempo se guardará en su calendario.

Con el bloque de tiempo de Google, puede agregar descripciones a todas sus tareas, para que tenga toda la información que necesita para hacer lo que debe hacerse. Para tareas repetitivas, como las que haces todos los días, puedes crear diferentes categorías de tareas.

Creación de tareas

Para crear un evento o una tarea, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en un intervalo de tiempo vacío en la cuadrícula del calendario y haga clic en «Crear» o vaya a «Mis tareas» y agregue una tarea.
  2. Establezca su fecha de vencimiento eligiendo el día y la hora en que desea que se complete la tarea.
  3. Marque sus tareas como completadas para que pueda realizar un seguimiento de todo lo que ha hecho.

Puede configurar una tarea repetida para todas las cosas que hace todos los días, como revisar el correo electrónico, hacer un seguimiento de los clientes, hacer llamadas, etc. Así es como se hace:

  • Haga clic en «No se repite», vea sus opciones, luego elija repetir el evento diariamente, semanalmente, anualmente o cree un horario personalizado.

Recuerde usar nombres de eventos específicos. El motivo es que Google Calendar puede ser visto por otras personas de su organización. Las etiquetas claras ayudarán a sus colegas o empleados a ver su disponibilidad.

Para realizar un trabajo importante y evitar interrupciones de sus colegas o empleados, puede establecer su estado como No molestar. De esa manera, sabrán que no estás disponible. Esto también silencia todas tus notificaciones. También puede agregar un estado para personalizar lo que cualquier persona verá cuando intente comunicarse con usted.

Una función premium que puede resultarle útil es superponer varios calendarios en una sola vista para mantener a todos informados con calendarios compartidos.

Codificación por colores de sus eventos o tareas

Si todos sus tiempos bloqueados se ejecutan juntos, sería bueno utilizar la opción de codificación de colores. Puede hacerlo haciendo clic en el círculo de color hacia la parte inferior de la ventana emergente. A continuación, elija el color que desea utilizar. Elija bloques de color específicos para tareas específicas, para que sea fácil de detectar de un vistazo.

Además, para los bloques de tiempo que no requieren interrupción, puede colorearlos de rojo, para que cualquiera que los vea sepa que no está disponible en ese momento.

Agregar archivos adjuntos a sus tiempos bloqueados

Si necesita agregar un documento de referencia a sus horarios para que otras personas lo vean, Google Calendar tiene una opción para ayudarlo. Para agregar un archivo adjunto, cree un evento y haga clic en Agregar archivo adjunto. También puede adjuntar un archivo de Google Drive.

Uso de la función de arrastrar y soltar

Puede mover o editar sus eventos y tareas arrastrando el bloque o haciendo clic y moviéndolo a un bloque de tiempo diferente.

Otras características interesantes

La vista de programación

Esto es excelente si desea ver todos los calendarios de sus colegas al mismo tiempo.

  1. Vaya a la barra lateral de la izquierda y agregue los calendarios de sus colegas.
  2. Haga clic en la vista del día en el menú superior izquierdo de Google Calendar.
  3. Haga clic en la marca de verificación junto al calendario de un compañero.

Luego podrá ver su horario junto con el suyo, todo en un solo lugar. Si desea ver otro día, vaya al minicalendario de la barra lateral izquierda para elegir el día que desee, o use el desplazamiento con las flechas superiores para revisar los eventos diarios. Esto le permite verificar la disponibilidad de otras personas de un vistazo.

La función Fuera de la oficina

En lugar de tener que revisar su calendario y cancelar todas sus reuniones, puede utilizar la función de fuera de la oficina de Google Calendar. Esta función rechaza automáticamente reuniones nuevas y existentes.

Seguimiento del tiempo con la función de reloj mundial

Con el auge del trabajo remoto, la gente trabaja desde todo el mundo. Para evitar problemas con diferentes zonas horarias, Google Calendar tiene un reloj mundial en la barra lateral. Para utilizar esta función, debe habilitar el reloj mundial de Google Calendar.

  1. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de ajustes.
  2. Seleccione «Configuración».
  3. Seleccione «Mostrar reloj mundial» en el panel de reloj mundial en la parte inferior de la pantalla.
  4. Haga clic en agregar zona horaria y elija la hora que desea ver.

Luego podrá ver la hora actual de todos los miembros de su equipo en una sola página.

Usar búsqueda avanzada

Para utilizar esta característica, haga lo siguiente:

  1. Seleccione el ícono de búsqueda e ingrese lo que está buscando. Google busca contactos y eventos que coincidan con su entrada.
  2. Para ver, haga clic en un evento y seleccione un contacto. Google Calendar mostrará una lista de todos los eventos asociados con ese contacto.
  3. Para encontrar un evento en particular, haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha del cuadro de búsqueda. Esto abrirá la búsqueda avanzada de Google Calendar. A continuación, puede seleccionar los calendarios para buscar.

Google Calendar Time Blocking te convierte en un ninja del trabajo

Combata la fatiga, la presión y el estrés reduciendo las distracciones y concentrándose en sus tareas de manera más efectiva con Google Calendar. Ahorre tiempo, evite la procrastinación y asegúrese de tener suficiente tiempo en su día para hacer todo lo que debe hacerse. Todo lo anterior se puede lograr utilizando la función de bloqueo de tiempo de Google Calendar.

¿Utiliza la función de bloqueo de tiempo de Google Calendar? ¿Te ha ayudado a mejorar tus habilidades de gestión del tiempo? Háganos saber en la sección de comentarios.