Cómo cambiar la columna principal en Smartsheet

Smartsheet es una herramienta de colaboración altamente personalizable que se adapta a prácticamente cualquier tarea que su empresa pueda realizar. En la superficie, parece una aplicación de hoja de cálculo más, pero también es mucho más.

Con todas estas opciones de personalización, seguramente tendrá algunas preguntas sobre la personalización, especialmente cuando se trata de columnas principales. Si bien algunos aspectos de estas columnas son permanentes una vez que las configura, hay otras formas de solucionar el problema para que funcione de la manera que lo necesita.

Siga leyendo para descubrir sugerencias y trucos que tal vez no conozca sobre cómo personalizar la columna principal en Smartsheet.

¿Existe una forma oculta de cambiar la columna principal en Smartsheet?

Desafortunadamente, una vez que configura la columna principal en Smartsheet, no puede cambiarla, ya sea oculta o no. Sin embargo, hay una variedad de soluciones alternativas que pueden ayudarlo a realizar cambios en la columna principal en lugar de volver a designar la columna en sí.

Alternativa n.º 1: cambio de contenido

Si el problema es el contenido de la columna principal y desea intercambiar datos de una columna a otra, puede cambiarlo siguiendo estos pasos:

Elija una columna cerca de la columna principal y seleccione la flecha en el encabezado de la columna para abrir el menú desplegable.
Haga clic en “Insertar columna a la derecha” o “Insertar columna a la izquierda”.
Asigne un nombre a la nueva columna.
Corte y pegue los datos de la columna principal en la nueva columna.
Corte y pegue los datos que desee en la Columna principal ahora vacía.

También puede utilizar la solución alternativa de “columna temporal”. No cambiará su columna principal designada, pero es una forma de mover datos en una hoja que ya está desarrollada y completada. Los pasos son similares a los anteriores, excepto que crea una columna temporal adicional para ayudar a cambiar los datos. El proceso se ve así:

Cree una columna temporal en cualquier parte de la hoja.
Copie y pegue los datos de su columna principal en la columna recién creada.
Copie y pegue los datos de la columna que desea convertir en su Columna principal en el espacio de Columna principal que ahora está en blanco.
Elimine la columna temporal de la hoja.
Cambie el nombre de su nueva columna principal y la columna donde recuperó los datos principales.

Cambiar el nombre de la columna principal es un proceso simple. Simplemente haga doble clic en el nombre de la columna para que el cursor aparezca en el cuadro de texto y escriba el nuevo nombre. Solo recuerde tratar de usar nombres descriptivos para la columna principal para ayudar a mantener las cosas en orden cuando colabore con otros usuarios.

Alternativa n.º 2: ocultar la columna principal

Ocultar la columna principal también es una opción, especialmente si no planea usar jerarquías en la hoja. Simplemente déjelo en blanco y luego ocúltelo. Consulte los pasos a continuación para ocultar una columna de la vista:

Pase el icono del cursor sobre el nombre de la columna que desea ocultar.
Elija el ícono de tres puntos horizontales apilados para “Más”.
Desplácese hacia abajo y seleccione “Ocultar columna” en el menú desplegable.
Para volver a ver la columna oculta, haga clic en la barra doble que representa la columna oculta en el encabezado de la columna y arrástrela para abrirla.

Tenga en cuenta que solo los colaboradores con licencia con acceso de administrador y propietarios de hojas pueden acceder a esta función para ocultar columnas de la vista. Cualquier persona con acceso de “Visor” o “Editor” no puede mostrar la columna usando Smartsheet. Sin embargo, esta característica puede pasarse por alto si estos colaboradores exportan Smartsheet a Excel y muestran las columnas con el programa de Microsoft.

Además, puede designar una columna principal usted mismo cuando crea una nueva hoja e importa los datos desde otro lugar. Desafortunadamente, esta es la única forma en que puede configurar la columna principal usted mismo. Si elige crear una nueva Smartsheet, la aplicación crea la columna principal y la configura automáticamente.

Copie/pegue el contenido de la columna principal en otra columna

Desafortunadamente, Smartsheet no admite funciones de copiar y pegar para columnas, pero puede copiar y pegar filas y celdas. Puede tomar un poco más de tiempo, pero esta es la única solución actualmente disponible para la aplicación.

Siga estos pasos para copiar y pegar celdas dentro o entre hojas:

Resalta las celdas que te gustaría clonar.
Haga clic con el botón derecho del mouse, desplácese hacia abajo y seleccione “Copiar” o use los atajos de teclado (Ctrl + C en Windows, Comando +C en una Mac).
Vaya a la celda donde desea copiar la información y haga un solo clic en ella.
Pegue usando el menú desplegable cuando hace clic con el botón derecho en el mouse o en los atajos de teclado.

Copiar y pegar filas funciona de manera un poco diferente, pero si está familiarizado con las hojas de cálculo de Excel, este proceso también le resultará familiar. Para refrescarte, echa un vistazo a continuación:

Copie la fila resaltando el número de fila y usando la selección del menú desplegable “Copiar” o los atajos de teclado.

Si desea copiar varias filas consecutivas, primero haga clic en el número de la fila superior. A continuación, mantenga presionado el botón ”Shift” y seleccione el número de la fila inferior para resaltar todas las filas intermedias.
Pegue las filas copiadas haciendo clic en el número de filas y luego en la flecha al lado.
Desplácese hacia abajo en el menú y seleccione “Pegar fila”.

Tenga en cuenta que las discusiones o los archivos adjuntos relacionados con los datos de la fila no se copian ni pegan en las nuevas filas. Puede conservar discusiones o archivos adjuntos cuando copia filas, pero necesitaría copiar los datos en una hoja diferente.

Si necesita copiar datos de su columna principal a otra hoja, así es como lo hace:

Seleccione y copie todas las filas que desea clonar de la columna principal.
Pase el cursor sobre el área resaltada y haga clic derecho sobre ella.
Seleccione “Copiar a otra hoja” en el menú desplegable.
Busque la hoja de destino en la ventana del selector de hojas.
(Opcional) Seleccione las casillas de verificación para “Incluir comentarios” y/o “Incluir archivos adjuntos”.
Seleccione el botón “Aceptar”.

Cuando copia datos de una hoja a otra, las filas aparecen en la parte inferior de la hoja de destino. La característica no completa automáticamente las columnas, pero puede crear una nueva columna en la hoja de destino y usar el método de copiar y pegar para completarla con datos.

Copie una columna y péguela en la columna principal

Smartsheet actualmente no es compatible con las funciones de copiar y pegar para columnas, primarias o de otro tipo. Sin embargo, aún puede mover datos de una columna a otra copiando celdas o filas. Puede parecer un poco más tedioso, pero es la única solución disponible en este momento.

Para copiar un grupo de celdas en la columna principal, eche un vistazo a los pasos a continuación:

Resalta las celdas que te gustaría copiar.
Use la función “Copiar” del botón derecho del mouse o los atajos de teclado para copiar las celdas al portapapeles.
Haga clic en las celdas en las que desea pegar los nuevos datos en la columna principal.
Haga clic con el botón derecho y elija la opción “Pegar” en el menú desplegable o use los métodos abreviados de teclado para pegar los nuevos datos.

También puede usar la Alternativa #1 mencionada anteriormente para cambiar el contenido de la Columna principal. Los pasos son los siguientes:

Crea una nueva columna.
Copie y pegue los datos “antiguos” de la columna principal en la columna recién creada, haciendo que la columna principal esté libre de contenido.
Copie y pegue nuevos datos de la columna existente donde inicialmente deseaba cambiar los datos a la columna principal.
Elimine la columna recién creada con los datos de la columna principal “antigua” o cámbiele el nombre.

Solo tenga en cuenta que puede llevar un tiempo copiar y pegar datos de una columna a otra porque Smartsheet no es compatible con esta función. Es posible que actualicen la aplicación en el futuro para incluir una función de copiar y pegar columnas, pero por ahora, tendrá que hacerlo por celdas o por filas.

Cambie el nombre de la columna principal y la que desea como principal

No puede cambiar la designación de la columna principal una vez que la aplicación la establece como “principal” en una hoja nueva. La primera columna de la hoja siempre será la “Principal” y no podrá cambiarla por otra columna. Sin embargo, si simplemente desea cambiar el nombre de sus columnas, solo tiene que hacer doble clic en el encabezado del nombre de la columna y cambiar el nombre de la columna en el cuadro de texto.

Ocultar la columna principal

Ocultar la columna principal es un proceso simple.

Pase el icono del mouse sobre el nombre de la columna.
Seleccione el icono “Más” para abrir el menú desplegable.
Elija “Ocultar columna” en el menú.

Solo puede ocultar o mostrar columnas si es el propietario de la hoja y/o tiene acceso de administrador.

Preguntas frecuentes sobre la columna principal de Smartsheet

¿Puedo ocultar la columna principal en un informe agrupado?

Puede intentar configurar el informe usando las pestañas en la barra de herramientas superior después de usar el Generador de informes. Las opciones de configuración para los informes incluyen:

• Criterios de filtro

• Grupo

• Columnas para mostrar

• Hojas de origen

Desafortunadamente, las columnas ocultas aún pueden aparecer en los informes cuando utiliza funciones como los cuadros de diálogo Enviar, Editar o Imprimir, independientemente de si el cuadro “incluir columnas ocultas” está seleccionado o no. Tiene que ver con la forma en que Smartsheet diseñó los informes para extraer datos. Recopila datos de cada fila de la hoja, no de cada columna. En consecuencia, puede mostrar todo en la hoja, incluidas las columnas que ha ocultado o filtrado.

¿La columna principal tiene que ser un campo de texto/número?

Sí, las columnas principales siempre son de tipo texto/número. Estas propiedades no se pueden modificar ni cambiar porque forman parte del diseño de la aplicación.

Soluciones primarias

Es posible que Smartsheet no tenga la versatilidad que necesita, pero eso no significa que no pueda usar una solución alternativa para obtener lo que necesita de la aplicación. Siéntase libre de usar estos métodos alternativos para insertar contenido nuevo en la columna principal u ocultar esa primera columna por completo si no se ajusta a sus necesidades.

Solo recuerde que muchas de estas acciones solo pueden ser realizadas por usuarios con licencia con privilegios de administrador o por propietarios de la hoja en cuestión.

¿Son las columnas principales parte integral de la forma en que utiliza Smartsheets? ¿Con qué frecuencia cambia u oculta la columna principal? Cuéntanoslo en la sección de comentarios a continuación.