Cómo combinar pestañas en Excel

La forma natural de los datos es la matriz bidimensional (2D) o una tabla. Ya sea que esté manejando resultados repetibles de experimentos científicos, información de empleados de la empresa, encuestas de precios de productos o más, todo esto viene naturalmente como tablas de trabajo como hojas de cálculo o pestañas en Excel.

Un archivo de Excel, o un libro de trabajo, puede contener varias pestañas. Si bien la mayoría de las hojas de Excel tienen diferentes usos, algunas pestañas pueden contener información duplicada o relacionada. Fusionar o consolidar pestañas relacionadas en una sola pestaña de Excel lo ayudará a leer, analizar y organizar los datos para su posterior procesamiento.

Aquí le mostraremos cómo fusionar dos (o más) pestañas en Excel junto con algunas funciones y métodos avanzados que puede usar.

Combinar pestañas en Excel: es simple

Cabe mencionar que siempre puede usar copiar y pegar para transferir datos de una pestaña a otra. Sin embargo, esto puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. También hay muchas formas elegantes de lograr la consolidación sin repetir la información.

Antes de fusionar, asegúrese de que todas las pestañas tengan copias de seguridad. Sus pestañas de origen contendrán los datos sin procesar que está utilizando, mientras que la pestaña de destino tendrá el resultado final. Dependiendo de los requisitos de su proyecto, estas pueden o no ser la misma pestaña.

La función de consolidación predeterminada en Excel puede fusionar datos por posición o por categoría (nombre de fila o columna). Sin embargo, los datos deben tener el mismo formato y tamaño, o se crearán nuevas filas o columnas. Por ejemplo, si está utilizando métricas de ventas para diferentes oficinas, debe tener la misma cantidad de categorías por las que está clasificando y la misma cantidad de semanas/meses que está catalogando.

Tenga en cuenta que las funciones de consolidación trabajan con datos numéricos. Excel puede calcular sumas, promedios, desviaciones y valores mínimos y máximos, entre otros puntos estadísticos. Sin embargo, no permite transformaciones más matizadas de datos basados en texto.

Los pasos para la fusión, por puesto o categoría, se muestran a continuación:

En la pestaña de destino, decida las posiciones para los datos combinados y haga clic en la celda superior izquierda de las posiciones seleccionadas.
Haga clic en la pestaña "Datos".
Vaya a "Herramientas de datos" y seleccione "Consolidar". Esto abre una ventana emergente.
En el cuadro "Función", seleccione una función de la lista desplegable.
Seleccione los datos a fusionar:
- Si es por posición, vaya a "Pestañas de origen" y haga clic en el botón "Agregar" para agregar los datos en el cuadro "Todas las referencias". Los datos que se agregarán se pueden escribir manualmente, como "¡Hoja1! $ B $ 2: $ B $ 10" se refiere a las celdas de B2 a B10 de la pestaña llamada Hoja1 en el documento actual.
- Si es por categoría, en el cuadro "Etiquetas de usuario en", seleccione "Fila superior" (por filas) o "Columna izquierda" (por columnas), o "Crear enlaces a datos de origen" (escribir en enlaces).
Haga clic en el botón "Aceptar" y se fusionarán los datos en el cuadro "Todas las referencias" o las filas/columnas seleccionadas.

Combinar pestañas en Excel VBA

VBA significa Visual Basic para Aplicaciones, un lenguaje de programación simple pero poderoso que puede usar para extender las aplicaciones de Microsoft Office, incluido Excel. El problema principal al usar VBA es que necesitará comprender y usar el código para crear aplicaciones o macros.

Para crear y editar una macro de VBA, haga lo siguiente:

Seleccione "Ver" en la barra de herramientas.
Haga clic en "Macros" en el extremo derecho. Esto abre una ventana Macro emergente.
Escriba el nombre de la macro (por ejemplo, "prueba") y haga clic en el botón "Crear" en el lado derecho y aparecerá una consola de codificación con los contenidos básicos que dicen algo como:
###
Sub prueba ()
Finalizar sub
###
Puede editar el código de macro en la consola. Este es un ejemplo que combina tablas de hojas:
###
Sub Merge_Multiple_Sheets_Row_Wise()
Dim Work_Sheets() como cadena
ReDim Work_Sheets(Sheets.Count)
Para i = 0 Para Sheets.Count - 1
Hojas_de_trabajo(i) = Hojas(i + 1).Nombre
Siguiente yo
Sheets.Add.Name = "Hoja combinada"
Dim Row_Index como entero
Row_Index = Worksheets(1).UsedRange.Cells(1, 1).Row
Dim Column_Index como entero
Índice_columna = 0
For i = 0 Para Sheets.Count - 2
Establecer Rng = Worksheets (Work_Sheets (i)).UsedRange
Rng.Copiar
Hojas de cálculo ("Hoja combinada"). Celdas (Row_Index, Column_Index + 1). PasteSpecial Paste:=xlPasteAllUsingSourceTheme
Column_Index = Column_Index + Rng.Columns.Count + 1
Siguiente yo
Aplicación.CutCopyMode = Falso
Finalizar sub
###
El código de macro de muestra recorre el número total de pestañas y crea una nueva hoja "Hoja combinada".
Para ejecutar el código, en la consola de macros, en la pestaña "Ejecutar", haga clic en "Ejecutar Sub/UserForm", luego se generará la nueva pestaña denominada "Hoja combinada". También puede modificar el código Marco para editar el rango de datos y los nombres.

Combinar hojas en Excel Online

Múltiples herramientas gratuitas en línea le permiten fusionar hojas de Excel. En estas herramientas, simplemente necesita seleccionar y cargar los libros de trabajo (ya sea un libro de varias pestañas o diferentes libros de trabajo). Los ejemplos son Fusión de células Aspose y Combinador DocSoSo Excel.

Tenga en cuenta que la combinación de hojas no manipula los datos. Estas herramientas toman dos o más libros de Excel y devuelven un libro de Excel con una o más hojas con datos copiados en ellas.

Combinar pestañas en Excel usando Power Query

Power Query es otra forma de combinar pestañas en Excel. Para un libro de Excel con varias pestañas, siga los siguientes pasos:

Vaya a la pestaña "Datos" y al grupo "Obtener y transformar datos", y haga clic en el botón "Obtener datos".
De la lista, haga clic en "Consulta en blanco" en la opción "De otras fuentes" y verá un nuevo Editor de Power Query con el nombre predeterminado "Consulta 1".
En la barra de funciones (fx), escriba la fórmula "=Excel.CurrentWorkbook()" (tenga en cuenta que la fórmula distingue entre mayúsculas y minúsculas), presione la tecla "Enter" y aparecerá una lista de los nombres de las pestañas del libro de trabajo original.
Seleccione los nombres de las pestañas (columnas) para fusionar (o marque la opción "Seleccionar todas las columnas" si se van a fusionar todas las columnas).
Haga clic en el botón de doble flecha cerca de la tecla "Contenido".
Desmarque "Usar el nombre de la columna original como prefijo" si desea que los nombres exactos del libro de trabajo original se usen en el archivo combinado en lugar de como prefijos.
Haga clic en "Aceptar" y verá una nueva pestaña con todos los datos combinados, en la que los nombres de las pestañas del libro de trabajo original se enumerarán en la columna de la derecha.

Metodos alternativos

Excel es una herramienta útil para manejar datos de matrices 2D. Sin embargo, si es un científico de datos, puede acceder a los datos directamente usando lenguajes de programación como Python o R. La clave es que la estructura de datos de las matrices 2D es común: usar separadores (espacio, tabulación, coma, etc.) para dividir todos los puntos de datos. El formato .csv, por ejemplo, utiliza separadores de coma y Microsoft Excel puede abrirlo directamente para leerlo o editarlo. Alternativamente, también puede abrir los archivos de Excel (.xlsx) con estos lenguajes de programación, como el paquete "readxl" en R, que puede abrir y manejar los datos de diferentes hojas de cálculo de Excel. En estos casos, se pueden usar funciones simples pero convenientes, como cbind (vincular columnas con la misma dimensión) para fusionar. Todos los datos de diferentes pestañas de Excel se pueden fusionar en marcos de datos para análisis estadísticos y visualizaciones, sin usar el software Microsoft Excel.

Obtenga más de menos

De los procesos resumidos anteriormente, obtendrá una sola hoja de trabajo integrada con datos de múltiples recursos. Esta hoja de trabajo puede servir como archivo o base de datos de respaldo. Además, la pestaña combinada le permite adquirir perspectivas que pueden faltar en los datos de un solo recurso. Lo alentamos a que pruebe las funciones de consolidación y las macros en datos de ejemplo y realice una copia de seguridad de antemano.

¿Tiene una mejor manera de consolidar pestañas en Excel? Háganos saber en los comentarios a continuación.