Cómo compartir con usuarios externos en SharePoint

Durante dos décadas, SharePoint ha sido el sistema de colaboración de referencia para empresas de todo el mundo. Las funciones altamente avanzadas de la plataforma crean un entorno seguro para el intercambio de información, el registro de datos y el intercambio de documentos.

Cómo compartir con usuarios externos en SharePoint

Una de estas funciones le permite abrir un archivo de SharePoint, incluso si no es un usuario habitual. En este artículo, cubriremos los conceptos básicos del uso compartido externo, desde cómo compartir con usuarios externos hasta qué tipo de archivos puede incluir.

Compartir documentos usando SharePoint

SharePoint le permite almacenar y compartir archivos utilizando el navegador web que elija. Es compatible con casi todos los motores de búsqueda y dispositivos. También puede sincronizarlo con otros servicios de almacenamiento en la nube, como OneDrive.

La plataforma es adecuada para compartir todo tipo de formatos de archivo. La interfaz es relativamente fácil de leer, por lo que el proceso es bastante simple. Aquí se explica cómo compartir documentos mediante SharePoint:

  1. Abre tu navegador y ve a office.com/signin. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft utilizando su correo electrónico, número de teléfono o perfil de Skype. Si no está registrado, haga clic en el enlace a continuación para crear una cuenta.
  2. Desplácese por sus archivos. Resalta los que quieras compartir. SharePoint también le permite seleccionar carpetas enteras. Haga clic en el botón “Compartir” en la esquina superior izquierda.
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  3. Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir un menú desplegable. Seleccione una de las opciones para compartir enlaces.
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  4. Para permitir el acceso a cualquier persona con el enlace, seleccione “Cualquiera”.
  5. Para compartir el archivo con sus compañeros de trabajo, seleccione “Personas en ”.
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  6. Si solo desea compartir con personas específicas, ingrese sus nombres en el campo correspondiente.
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  7. Si desea agregar más instrucciones, puede escribir un mensaje.
  8. Cuando haya terminado, haga clic en “Aplicar”.
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Una forma más rápida de hacerlo es crear un enlace que lleve a un archivo en particular. Luego puede adjuntar la URL a un mensaje de texto o copiarla en un sitio web diferente. La persona que recibe el enlace también podrá compartirlo con otras personas. Aquí está cómo hacerlo:

  1. Inicie sesión en su cuenta en office.com/signin.
  2. Haga clic en la pestaña “Copiar enlace” en SharePoint.
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  3. Elija una opción para compartir en el menú desplegable. Haga clic en “Aplicar” para crear el enlace.
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  4. Use los métodos abreviados de teclado CTRL + C y CTRL + V cuando desee copiar/pegar el enlace. También puede hacerlo haciendo clic derecho en la URL y seleccionando las opciones de la lista desplegable.

Compartir un sitio web usando SharePoint

SharePoint no lo limita a compartir archivos y carpetas. También puede compartir todo su sitio con usuarios externos y miembros de su directorio. Aquí está cómo hacerlo:

  1. Inicie sesión en su cuenta de SharePoint.
  2. Haga clic en el botón “Compartir sitio”.
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  3. Una nueva ventana se abrirá. Escriba el nombre de la persona o grupo que desea agregar al sitio. También puede compartir el sitio con toda la organización. Simplemente escriba “Todos excepto los usuarios externos” en el cuadro de diálogo.
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  4. Establezca el nivel de permiso deseado. Puede permitir que las personas vean, editen o administren completamente el sitio.
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  5. Si lo desea, puede adjuntar un mensaje que contenga información adicional o instrucciones.
  6. Haz clic en “Compartir” cuando hayas terminado.
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Comparta cualquier cosa con SharePoint Teams

Con SharePoint Team, usted y sus compañeros de trabajo pueden intercambiar sin problemas documentos, archivos multimedia y aplicaciones con regularidad. El portal está destinado a aumentar la productividad y optimizar la colaboración en proyectos.

Como miembro del equipo, puede acceder a todos los enlaces a directorios, archivos y sitios web relevantes en la página de inicio del portal. También puede usar el feed de actividad para realizar un seguimiento de las interacciones del sitio.

SharePoint Team tiene una pestaña “Archivos” con una amplia gama de características. Cualquier miembro puede usar estas funciones para editar archivos compartidos y personalizar el portal. Aquí hay una lista de opciones:

  • Acceda a funciones adicionales en la sección “Nuevo archivo”.
  • Sincronice los archivos con la unidad local correspondiente.
  • Cambie la vista para que la interfaz del portal esté más organizada. Hay varias opciones disponibles, incluida la vista de lista, la vista de mosaicos y la vista compacta.
  • Elimine malware o archivos basura o reporte archivos sospechosos.
  • Cargar y registrar archivos.
  • Consulte y descargue archivos.
  • Reorganizar el orden de los archivos.

Administrar la configuración de uso compartido de invitados de SharePoint

Si es un administrador global o de SharePoint, tiene la autoridad para personalizar la configuración de uso compartido para toda la organización. Eso significa que puede decidir el nivel de participación de los usuarios invitados en el servidor de SharePoint. Hay varias configuraciones para compartir entre las que puede elegir, según sus necesidades. Aquí se explica cómo administrar la configuración de uso compartido de invitados:

  1. Abra su navegador e inicie sesión en su cuenta de administrador.
  2. Abra la pestaña “Uso compartido externo”.
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  3. Seleccione el nivel de uso compartido deseado para su organización. Por lo general, la configuración predeterminada es “Cualquiera”.
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Diferentes configuraciones para compartir implican diferentes niveles de acceso. Asegúrese de elegir uno que corresponda al tipo de documento que está compartiendo. Aquí hay un desglose rápido de cada configuración de uso compartido:

  • Alguien. Esta configuración permite a los usuarios compartir enlaces que no requieren ninguna autenticación. Eso significa que pueden enviarlo tanto a los invitados existentes como a los nuevos. Como administrador, puede establecer una fecha de vencimiento para cada enlace.
  • Invitados nuevos más existentes. Con esta configuración, los invitados deben iniciar sesión con su cuenta de Microsoft para acceder al enlace. También pueden usar la identificación de usuario de su escuela o empresa. Es porque este tipo de enlaces requieren códigos de verificación de identidad.
  • Solo invitados existentes. De esta manera, podrá compartir archivos con invitados desde su directorio. Esto incluye a cualquiera que haya aceptado sus invitaciones en el pasado. También se refiere a los Invitados que agregó manualmente a través de B2B azul o funciones colaborativas similares.
  • Solo miembros de su organización. Si desea evitar que los usuarios externos accedan a su directorio, elija esta configuración. Deshabilita la función de uso compartido externo y mantiene todos los archivos dentro de su organización.

Si deshabilita el uso compartido externo y luego lo vuelve a activar, los invitados a los que se les otorgó acceso anteriormente aún pueden unirse al servidor. Si no desea que los Invitados recuperen el acceso a sitios en particular, debe desactivar la configuración para esos sitios individualmente.

Preguntas frecuentes sobre el uso compartido de invitados de SharePoint

¿Cómo activo y desactivo el uso compartido externo cuando lo necesito?

Los archivos que guarda en su servidor de SharePoint son accesibles para cualquier persona con permiso del sitio. Sin embargo, es posible que desee compartir ciertos archivos con personas que no usan SharePoint con regularidad. Ahí es donde entra en juego la función de uso compartido externo.

Para activar la configuración, debe ser un administrador de SharePoint en Microsoft 365. Los administradores del sitio no tienen la autoridad para habilitar o deshabilitar el uso compartido externo. Aquí está cómo hacerlo:

1. Inicie sesión en la página web del centro de administración de SharePoint.

2. Navegue hasta la columna del lado izquierdo. Elija un sitio de la lista.

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3. Haga clic en el círculo junto a la opción para compartir que desea habilitar.

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Las opciones disponibles se determinan a nivel de empresa. Si deshabilita el uso compartido externo en un sitio en particular, los enlaces que compartió en él ya no funcionarán.

¿Qué pueden hacer los invitados con mis documentos compartidos?

Al compartir un vínculo, puede determinar si la persona que lo abre puede realizar cambios en el archivo. Si marca la casilla “Permitir ediciones”, esto es lo que otros usuarios pueden hacer después de recibir el enlace:

• Cargar y descargar archivos y carpetas al servidor.

• Crear nuevas carpetas y cargar nuevos archivos.

• Eliminar archivos del servidor de SharePoint.

• Editar elementos y carpetas existentes.

• Transferir archivos de una carpeta a otra.

• Cambiar el nombre y el formato de un archivo en particular.

• Comparta los enlaces de archivos con otras personas.

Incluso con la edición habilitada, algunas cosas aún están fuera de los límites. Esto es lo que el receptor no puede hacer:

• Editar o cambiar el nombre de un directorio raíz. Esto se aplica a otras carpetas de alta jerarquía.

• Abra otras carpetas desde su servidor de SharePoint. Solo pueden ver y editar los que compartiste.

• Acceder a cualquier otra cosa en su sitio de SharePoint sin permiso.

También hay tres configuraciones de uso compartido disponibles para usuarios invitados en su directorio. Puedes elegir cualquiera de las siguientes opciones:

• Cualquiera (se puede acceder al enlace sin verificación).

• Nuevos Invitados (el enlace requiere que el Invitado verifique su identidad). Los invitados existentes también pueden acceder a estos enlaces después de iniciar sesión con una cuenta de Microsoft.

• Solo Invitados Existentes (el uso compartido se limita a los Invitados que ya están incluidos) en su directorio).

• Solo los miembros de su organización (ningún invitado externo puede acceder al enlace).

¿Qué puedo compartir con Microsoft SharePoint?

SharePoint admite todos los tipos de formatos de archivo. Puedes subir prácticamente cualquier cosa a tu directorio sin ningún problema.

Sin embargo, las versiones anteriores tienen problemas con determinados tipos de archivos. Por ejemplo, las siguientes extensiones están completamente bloqueadas desde el servidor 2016:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .jabón

• .json

• .xamlx

Afortunadamente, el servidor actual no tiene tal limitación. A partir de ahora, no hay formatos ni extensiones que estén prohibidos en SharePoint.

Compartir es demostrar interés

SharePoint trae orden al lugar de trabajo en línea. Las funciones avanzadas del sistema le permiten compartir archivos y sitios completos en unos pocos pasos simples.

Hay una configuración de uso compartido preferida para cada situación y tipo de enlace. Los administradores globales y de SharePoint pueden incluso habilitar el uso compartido externo y administrar la configuración de invitado para toda la organización.

¿Usan usted y sus compañeros de trabajo SharePoint para intercambiar archivos? ¿Hay algún sistema de colaboración diferente que prefiera? Comente a continuación y comparta sus pensamientos sobre la función de uso compartido externo.