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Cómo crear un calendario grupal en Zoho

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Administrar el cronograma de su equipo nunca ha sido más importante en un mundo de negocios y digitalización que cambia rápidamente. Zoho Calendar es la herramienta perfecta para crear calendarios grupales y organizar eventos. Zoho permite a sus usuarios asignar citas y compartir el calendario grupal con otros desde un centro central.

Cómo crear un calendario grupal en Zoho

Este artículo explicará cómo crear un calendario grupal en Zoho y explorará otras funciones a su disposición.

Creación de un calendario de grupo de Zoho

Configuración de un calendario de grupo en zoho toma un par de pasos que pueden parecer un poco intimidantes. Sin embargo, los pasos sirven para crear un calendario que pueda atender a cualquier equipo, independientemente de su estructura o la naturaleza del trabajo. Esto es lo que debe hacer:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho. Zoho ofrece inicio de sesión por correo electrónico, varias plataformas de redes sociales o con un código QR y una aplicación móvil.
  2. Vaya a «Configuración», luego a «Grupos» y «Grupos personales» para crear un grupo. El grupo aparecerá aquí.
  3. Inicie sesión en Zoho Calendar.
  4. Haga clic en el signo + junto a «Calendarios de grupo».
  5. Introduce el nombre que te gustaría que tuviera el calendario de grupo.
  6. Elija un color agradable y apropiado para el calendario y el texto de la paleta. También puede elegir un color personalizado con la diapositiva del selector de color si los predeterminados no le gustan.
  7. Ingrese sus nombres o direcciones de correo electrónico para agregar miembros al calendario del grupo.
  8. También puede agregar una breve descripción al calendario modificando el campo «Descripción» para explicar mejor el propósito del calendario.
  9. Haga clic en «Guardar» para crear el calendario de grupo.

Cada miembro deberá suscribirse al calendario del grupo individualmente. No puede suscribir automáticamente a los miembros de su equipo sin que tomen medidas ahora mismo.

Edición de un calendario de grupo

Con el calendario grupal configurado y listo, exploremos algunas de las características y funcionalidades de Zoho Calendar. Edite un calendario de grupo para que se ajuste a los objetivos del equipo con mayor precisión cuando surja la necesidad, especialmente si los miembros del equipo dejan comentarios en el calendario.

Puede cambiar casi cualquier cosa sobre un calendario de grupo con la opción «Editar». Esta configuración le permite modificar el nombre de su grupo, agregar una descripción o agregar o eliminar miembros del grupo.

  1. Inicie sesión en Zoho Calendar.
  2. Haga clic con el botón derecho en el calendario de grupo que desea modificar o haga clic en «Más opciones» pasando el cursor sobre el calendario de grupo desde el panel del lado izquierdo.
  3. Seleccione «Editar».
  4. Abra la ventana «Editar calendario» y cambie el calendario de su grupo según sea necesario, como cambiar su nombre, recordatorios y descripción.
  5. Para editar el color del calendario o el texto, haga clic en el color junto al título del calendario para abrir la paleta de colores.
  6. Seleccione el color. Puede seleccionar un calendario personalizado o un color de texto con el selector de color.
  7. Haz clic en «Guardar» y habrás terminado.

Todos los cambios que realice en el calendario se guardarán automáticamente de inmediato.

Adición de miembros al calendario de grupo

Como propietario o moderador de un calendario de grupo, puede agregar miembros al calendario de grupo. Así es cómo:

  1. Haga clic con el botón derecho o coloque el cursor sobre el calendario de grupo al que desea agregar nuevos miembros desde el panel izquierdo.
  2. Seleccione «Gestionar grupo».
  3. Alternativamente, vaya a «Configuración», «Calendario», «Calendarios», «Calendarios de grupo» y luego haga clic en «Administrar» junto al calendario de grupo.
  4. Busque la opción «Miembros» e ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro que debe unirse al grupo.
  5. Haga clic en el + al lado del miembro en la lista para agregarlo al calendario.

Compartir un calendario de grupo

También puede compartir el calendario del grupo con otras personas si es el propietario o moderador del grupo. Sería mejor si hiciera público el calendario antes de compartirlo para que otros puedan ver los detalles del calendario.

  1. Haga clic con el botón derecho en el calendario de grupo que desea editar o haga clic en «Más opciones» pasando el cursor sobre el calendario de grupo y haciendo clic en «Editar» en el panel izquierdo.
  2. Seleccione «Compartir calendario con cualquier persona», haga clic en el menú desplegable.
  3. Seleccione si desea mostrar solo información libre u ocupada o permitir que los usuarios vean los detalles del evento del calendario del grupo.

Puedes compartir la URL del calendario del grupo si haces clic en el botón «Copiar URL» y la pegas donde quieras.

Suscribirse a un calendario de grupo

Si es miembro de un calendario grupal, primero deberá suscribirse a él; de lo contrario, no podrá verlo ni interactuar con él.

  1. Inicie sesión en Zoho Calendar.
  2. Vaya a «Configuración», «Calendario» y haga clic en «Suscribirse».
  3. Desde allí, navegue hasta «Grupos».
  4. Busque un calendario de grupo al que desee suscribirse y haga clic en él. El calendario se mostrará en la categoría predeterminada.
  5. Haga clic en «Suscribirse» y podrá ver e interactuar con el calendario.

Además de suscribirse a un calendario de grupo, puede ver los calendarios compartidos y suscritos por el grupo. Encuéntrelos en las secciones «Compartido con el grupo» y «Suscrito por el grupo» respectivamente. También puede suscribirse a estos calendarios.

Gestión de eventos de calendario de grupo

Crear, editar y eliminar eventos en un calendario de grupo es bastante similar a administrar eventos en un calendario personal. Sin embargo, recuerda que la visibilidad del evento y los permisos de edición dependen de tu función (propietario, moderador o miembro).

  1. Seleccione el calendario de grupo del menú desplegable «Calendario» en la ventana «Nuevo evento».
  2. Haga clic en una fecha o franja horaria en la vista de calendario para crear un evento. Complete los detalles de este evento (nombre, fecha, hora y lugar).
  3. También puede configurar recordatorios, invitar asistentes y agregar archivos adjuntos.
  4. Clic en Guardar».

Permisos de calendario de grupo

Los permisos de calendario grupal le permiten controlar quién puede ver, crear, editar o eliminar eventos en el calendario. Como propietario o moderador del calendario, puede configurar permisos de acceso para los miembros del grupo. La administración de permisos también le permite agregar moderadores para monitorear y modificar el calendario cuando está ausente u ocupado.

  1. Haga clic en «icono de configuración».
  2. Vaya a la pestaña «Compartir y permisos».
  3. Elija el nivel de acceso que desea otorgar a los miembros del grupo de una de estas opciones disponibles (Ver solo, Ver y crear o Ver, crear y editar/eliminar).

Cada opción proporciona diferentes niveles de acceso a los miembros y moderadores del grupo:

  • Solo visualización: los miembros del grupo pueden ver eventos y detalles sin agregarlos ni modificarlos. Esto es ideal si solo necesita compartir información.
  • Ver y crear: los miembros pueden ver los eventos existentes y crear otros nuevos, pero no pueden modificarlos ni eliminarlos.
  • Ver, Crear y Editar/Eliminar: esta opción otorga acceso completo. Los miembros del grupo con este permiso pueden ver, crear, modificar y eliminar eventos.

Colaboración en equipo de forma sencilla

Los calendarios de grupo de Zoho son una herramienta poderosa para fomentar una excelente colaboración en cualquier equipo. La creación y administración de calendarios grupales asegurará que todos en su equipo estén al tanto de los próximos eventos críticos, fechas límite y reuniones. Además, la creación flexible de eventos, el uso compartido y la configuración de permisos de Zoho Calendar eliminan las molestias de la programación y liberan tiempo para trabajos más importantes. Observe cómo aumenta la productividad del equipo con los calendarios grupales de Zoho.

¿Alguna vez ha creado un calendario grupal en Zoho? ¿Le parece útil la función? Háganos saber en la sección de comentarios.