Cómo crear un formulario en Asana

En estos días, las herramientas de gestión del flujo de trabajo son una parte integral de la colaboración exitosa en equipo, y Asana es el representante perfecto. Este software basado en la nube ofrece innumerables características excelentes que permiten a los usuarios realizar un seguimiento de las tareas y organizar las asignaciones.

Cómo crear un formulario en Asana

Si bien Asana ofrece una versión gratuita del software, los suscriptores pagos tienen la opción de crear formularios personalizados. Esta funcionalidad es increíblemente útil para solicitar proyectos de trabajo o enviar comentarios valiosos. Aunque los formularios de Asana están disponibles desde 2019, quizás todavía no los hayas aprovechado al máximo.

Esto es lo que necesita saber sobre cómo crear un formulario de Asana y compartirlo con otros miembros del equipo y colaboradores externos.

Crear un formulario

Cada proyecto en Asana tiene una pestaña de Formularios designada, lo que te permite crear rápidamente un formulario de admisión relacionado con un proyecto de trabajo específico.

Por ejemplo, es posible que necesite que todos los miembros del equipo participen en una sesión de lluvia de ideas. Al crear un formulario, puede obtener todas las ideas en un solo lugar y mantenerlas organizadas. Entonces, ¿cómo funciona eso?

Para crear un formulario de Asana, estos son los pasos que debe seguir.

  1. Ir a ásana e inicie sesión en su cuenta.
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  2. Vaya a la sección "Proyecto" y navegue a la pestaña "Formularios".
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  3. Seleccione la opción "Crear un formulario" o "Agregar formulario". Notará que el nombre del proyecto es el nombre del formulario por defecto. Pero puede hacer clic para cambiarlo.
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  4. Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico del miembro del equipo o colaborador.
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  5. En el panel del lado derecho, seleccione la pestaña "Preguntas". Introduce todas las preguntas que quieras ver en el formulario.
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  6. Para asegurarse de que la persona que recibe el formulario responda todas las preguntas, seleccione el campo "Obligatorio" junto a cada pregunta.
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  7. Si el destinatario del formulario necesita adjuntar un archivo PDF, de imagen o de Word, seleccione la opción "Adjunto" en la pestaña "Preguntas".
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  8. Haz clic en "Listo".
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Eso es todo al respecto. Has creado correctamente un formulario de Asana.

Cómo agregar una pregunta de seguimiento en el formulario de Asana

Tu formulario de Asana puede ser tan simple o completo como lo necesites. Al solicitar información de otras personas del equipo, es posible que deba agregar preguntas de seguimiento, que se denominan "ramificación de formularios".

De esta manera, puede obtener información más precisa y detallada sobre un tema o proyecto específico. Los pasos son bastante sencillos, ya que todo lo que necesita hacer está en la pestaña "Preguntas".

Esto es lo que debe hacer.

  1. Vaya a su cuenta de Asana y haga clic en ir a un proyecto específico y seleccione la pestaña "Formularios".
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  2. Elija "Crear un formulario" o "Agregar formulario" y abra la pestaña "Preguntas".
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  3. Desde la misma pestaña, selecciona la opción “Desplegable”.
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  4. Introduzca todas las preguntas en el conjunto desplegable.
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  5. Seleccione "Agregar una sucursal" junto a cada pregunta si necesita hacer más preguntas de seguimiento.
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  6. Si desea que sus compañeros de equipo tengan la oportunidad de seleccionar más de una opción del menú desplegable, haga clic en la opción "Selección múltiple" en la pestaña "Preguntas".
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También vale la pena señalar que las personas a las que envía el formulario no necesitan tener una cuenta activa de Asana para tener la opción de completar el formulario.

Cómo obtener una vista previa de un formulario de Asana

Al crear su formulario de Asana, es vital realizar un seguimiento de cómo se verá una vez que lo haya terminado. Pero no tiene que esperar hasta que esté listo para hacer cambios de última hora.

En cambio, puede verificar la vista previa del formulario a medida que avanza y hacer ajustes para asegurarse de que se vea profesional y fácil de leer.

Asana tiene un botón integrado llamado "Ver formulario" en la sección "Formularios" que le brinda una descripción general rápida de lo que ha hecho hasta ese momento.

Aquí se explica cómo encontrarlo.

  1. Abre Asana y ve a la sección "Formularios".
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  2. Seleccione la opción "Crear un formulario" y comience a personalizar el formulario.
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  3. En cualquier punto del proceso, navegue hasta el botón "Vista previa" ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.
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Al instante, podrá ver exactamente lo que verán los remitentes del formulario cuando comiencen a ingresar la información solicitada.

Cómo compartir un formulario de Asana

Crear un formulario de Asana es un proceso bastante sencillo, ya que la plataforma tiene una interfaz muy fácil de usar. Ahora que ha creado la forma perfecta, es hora de compartirla con los demás.

Tan pronto como haga clic en el botón Listo después de terminar el formulario, aparecerá el botón "Copiar enlace del formulario" en la esquina superior derecha de la ventana. Todo lo que necesita hacer es dar dos pasos para compartirlo.

  1. Haga clic en el botón "Copiar enlace de formulario" y cópielo en su portapapeles.
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  2. Pega el enlace a un correo electrónico o a todos los compañeros de equipo de Asana.
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Cuando un remitente complete el formulario, verá un mensaje de confirmación en la pantalla que le informará que el formulario se ha enviado correctamente.

Preguntas más frecuentes

¿Asana es gratis?

Hay disponible una versión gratuita de Asana que ofrece varias de las funciones más destacadas, como carteras, fechas de inicio, asignación de tareas y otras. Sin embargo, esta versión de Asana no ofrece "Formularios" como función.

Para obtener acceso a la creación de formularios personalizados, deberá suscribirse a un plan de suscripción de pago. El plan Premium cuesta $13.49 por persona, por mes, y el plan Business cuesta $30.49 por persona, por mes. Para el plan Enterprise, deberá comunicarse directamente con Asana y solicitar una cotización.

¿Puedes tener múltiples formularios por proyecto en Asana?

Sí, puede crear más de un formulario para un solo proyecto en Asana, aunque deberá tener un plan Business o Enterprise para tener acceso a esta función.

Esta funcionalidad le permite consolidar diferentes tipos de entrada para un proyecto y generar la información más valiosa.

¿Cuáles son los usos más comunes de los formularios de Asana?

Los formularios de Asana se pueden usar de varias maneras, pero solicitar comentarios sobre un asunto específico es probablemente la más común.

El propósito del formulario puede variar dependiendo del tipo de negocio. Los formularios de Asana son útiles para emitir solicitudes creativas, enviar informes de errores, obtener comentarios de los clientes o realizar un seguimiento de los errores de TI.

¿Puedes agregar una portada de formulario personalizada en Asana?

Sí tu puedes. Tu formulario de Asana puede lucir bien si agregas una portada personalizada. El proceso es súper simple, ya que verá la opción "Agregar imagen de portada" en la parte superior del formulario tan pronto como haga clic en el botón "Crear un formulario".

Puede cargar una imagen desde su dispositivo, tal vez un logotipo de la empresa o una imagen relacionada con un proyecto específico, lo que permite a los remitentes obtener una pista instantánea sobre el formulario.

Navegar por los formularios de Asana como un profesional

Crear formularios puede no parecer lo más divertido que uno puede tener, pero con Asana, es una tarea relativamente agradable. Las muchas opciones de personalización y las ramas de formulario le permiten ser creativo con los formularios y obtener precisamente la información que necesita para avanzar en el proyecto.

Tenga en cuenta que los formularios de Asana solo están disponibles para aquellos con una suscripción paga, por lo que si desea crear formularios valiosos, deberá elegir un plan.

Podrás compartir tus formularios de Asana rápidamente e incluso se pueden duplicar, para que no tengas que empezar de cero cada vez que necesites hacerles una pregunta específica a tus compañeros de equipo.

¿Cómo usarías los formularios de Asana? Háganos saber en la sección de comentarios.