Cómo eliminar múltiples transacciones en QuickBooks

Si las transacciones en su cuenta de QuickBooks se han acumulado, es posible que haya intentado eliminarlas. Solo para descubrir que no es tan fácil como pensaba inicialmente.

Cómo eliminar múltiples transacciones en QuickBooks

Para complicar más las cosas, la eliminación masiva de transacciones no está disponible en QuickBooks Online. Pero no hay razón para preocuparse. Este artículo tiene como objetivo ayudarlo a deshacerse del exceso de datos con relativa facilidad.

Además, obtendrá algunos consejos adicionales sobre cómo administrar transacciones con QuickBooks.

Antes de que empieces

Para eliminar algunas transacciones de una sola vez, debe usar la herramienta Eliminar/Anular transacciones por lotes.

Esta herramienta/opción viene con QuickBooks Desktop Accountant 2017. Y lo mismo se aplica a Enterprise y Enterprise Accountant 17.0 o posterior.

Es necesario estar registrado como Contador Externo o Administrador. Y las monedas múltiples no son compatibles cuando se eliminan varias transacciones.

Además, hay algunas transacciones que no puede eliminar de forma masiva.

  1. cheques de pago
  2. Facturas con reembolso (artículos, kilometraje o tiempos)
  3. Transacciones en un período cerrado
  4. Cheques de responsabilidad de nómina
  5. Pagos de facturas en línea
  6. Facturas con costo y tiempo facturables
  7. Pagos de impuestos sobre las ventas

Quickbooks Cómo eliminar transacciones

Eliminación masiva de transacciones: guía paso a paso

Paso 1

Inicie QuickBooks, vaya a Archivo y haga clic en "Cambiar al modo de usuario único". A veces también hay una opción "Cambiar al modo multiusuario", no haga clic en eso. De lo contrario, no podrá continuar con más acciones.

Paso 2

A continuación, vaya a Contador y haga clic en "Eliminar lote/Anular transacciones". Elija las transacciones de las que desea deshacerse. Puede hacerlo desde la lista de Transacciones disponibles.

Paso 3

Haga clic en "Revisar y anular" para continuar con otras acciones. Esta opción también está disponible como "Revisar y eliminar". De cualquier manera, hace lo mismo.

Etapa 4

Ahora, haga clic en uno de los dos botones: "Copia de seguridad y anulación" o "Copia de seguridad y eliminación". Esta acción es opcional y puede elegir "Solo anular" o "Solo eliminar" en el menú desplegable.

Quickbooks elimina varias transacciones

Para mostrar el menú, haga clic en la flecha hacia abajo junto a los botones antes mencionados. Eso fuera del camino, solo necesita confirmar haciendo clic en Sí.

Consejo profesional:

Si necesita mantener un registro de las transacciones eliminadas o anuladas, QuickBooks le ofrece la opción de imprimirlas.

Elija "Ver informe de transacciones eliminadas/anuladas" y presione Ctrl/Cmd + P para imprimirlo. También puede tomar la ruta larga y seleccionar Imprimir en el menú Archivo.

Método alternativo

Este método se aplica a las transacciones de fuentes bancarias de eliminación masiva. Esto es lo que debe hacer:

Paso 1

Seleccione el menú Banca y elija su cuenta. Luego, vaya a la opción "Para revisión" y seleccione las transacciones que desea eliminar.

Paso 2

Presiona el botón "Acciones por lotes" y selecciona "Excluir seleccionados". Ahora, puede ir a la sección Excluidos y seleccionar las transacciones dadas una vez más.

Elija el botón "Acciones por lotes" nuevamente y seleccione "Eliminar" en el menú.

Nota:

Quienes deseen eliminar el gráfico que presenta las transacciones de las cuentas aún deben eliminarlas una por una. Pero ha habido algunos rumores de que QuickBooks incluirá una opción de eliminación masiva para esto en el futuro.

Eliminación de transacciones una por una

Este método es algo más fácil. Por otra parte, se aplica a QuickBooks Desktop y debe iniciar sesión con privilegios administrativos.

Paso 1

Abra QuickBooks, navegue hasta el menú principal y seleccione Listas. Luego, haga clic en "Plan de cuentas"; aparece debajo del menú desplegable.

Paso 2

Vaya a la cuenta que contiene las transacciones que desea eliminar y haga clic en Abrir. Explore todas las transacciones y encuentre la que desea eliminar. Tenga en cuenta que las transacciones aparecen en el orden que elija, y puede cambiar eso.

Paso 3

Una vez en la transacción que desea deshacerse, seleccione Editar en el menú principal y haga clic en Eliminar. Hay una ventana emergente de confirmación y presiona Aceptar para confirmar.

Opciones de filtrado avanzadas

Si ejecuta todas sus transacciones a través de QuickBooks, las opciones de filtrado pueden acelerar significativamente la eliminación de los excedentes.

Primero, QuickBooks le permite aplicar filtros según el tipo de transacción. Y lo mejor es que luego puedes anularlos o eliminarlos según el filtro. Vaya a la opción Tipo de transacción, haga clic en el menú desplegable junto a ella y luego haga clic en el tipo de transacción específico.

Quickbooks Eliminar transacciones

Estos incluyen lo siguiente:

  1. créditos de factura
  2. cheques de pago de facturas
  3. cheques de reembolso
  4. Reembolsos de facturas
  5. Cargos financieros

Aparte de esto, puede filtrar las transacciones por fecha. Dentro de la transacción disponible, vaya a "Mostrar transacciones por" y haga clic en el menú desplegable al lado.

Allí puede seleccionar "Última fecha de modificación", "Ingresar fecha" y "Fecha de transacción". Además, QuickBooks le brinda la opción de ocultar o mostrar transacciones anuladas o vinculadas.

Para ocultar o mostrar cualquiera de ellos, simplemente haga clic en el cuadro frente a la opción correspondiente. Estos se encuentran junto al menú desplegable Tipo de transacción.

Haz que tus libros estén impecablemente limpios

En la actualidad, la eliminación masiva de transacciones de QuickBooks es probablemente más trabajo de lo que esperaba. Principalmente por la seguridad o ciertas regulaciones que dan forma al servicio.

¿Cuál es tu opinión sobre esto? ¿Por qué crees que QuickBooks dificultó la eliminación de varias transacciones? Comparta sus pensamientos con el resto de la comunidad de TJ en la sección de comentarios a continuación.