Cómo filtrar por color en las hojas de Google
Google lanzó su primera versión de prueba de Sheets en 2006 y rápidamente expandió la versión de prueba a la versión funcional que mucha gente usa hoy. A los usuarios de hojas de cálculo les gusta Sheets porque es una herramienta versátil con una curva de aprendizaje rápida y muchas funciones.
La realidad es que cada programa de software es un acto de equilibrio entre muchos factores: la dificultad de la curva de aprendizaje, el conjunto de funciones, la confiabilidad del programa, el costo del programa, etc.
Ningún programa es perfecto; todos ellos tienen que hacer concesiones entre las áreas de desempeño. Entonces, si bien Google Sheets tiene una curva de aprendizaje muy baja y el precio ideal (¡gratis!), esto se compensa con su conjunto de funciones algo limitado. Sheets es casi tan rico en funciones como Excel, aunque es más complicado hacer cosas más avanzadas como tablas dinámicas con Sheets en comparación con Excel y Sheets no tiene tantas funciones.
Para la mayoría de los usuarios, eso nunca es un problema... hasta que llega el momento en que realmente necesita una función que Sheets no tiene incorporada.
Afortunadamente, hay formas de sortear las limitaciones de Sheets. Una característica que muchos usuarios han expresado su deseo es la capacidad de filtrar por color. En este artículo, le mostraré un par de formas diferentes de filtrar por color en Hojas de cálculo de Google.
¿Hay alguna forma de filtrar por color en Google Sheets?
Sí, de hecho, hay al menos un par de formas diferentes de filtrar por color en Hojas de cálculo.
Sheets tiene una poderosa herramienta de formato condicional, pero se basa en los datos almacenados en las celdas, no en los atributos de la celda, como el color. Para obtener una visión más completa del formato condicional, consulte nuestra guía para formato condicional en Hojas.
Entonces, parecería que no hay forma de filtrar por color de celda en Hojas, pero hay un par de formas diferentes de hacerlo.
Una forma es utilizar un script para identificar las celdas por su color y luego almacenar el valor hexadecimal de ese color en otra celda; luego puede filtrar según el contenido de ESA celda y hacer que el resultado se vea igual que si estuviera filtrando por color.
El otro enfoque utiliza complementos de Sheets; hay un par de buenos que contienen esta funcionalidad. Te mostraré cómo usar ambos métodos.
¿Cómo filtro en Hojas de cálculo de Google?
Este enfoque es para el usuario más técnico o el usuario avanzado de Google Apps, ya que utiliza Google App Script con Google Script Editor para crear una función a la que puede llamar desde Hojas de cálculo de Google.
En este escenario de ejemplo, tiene una hoja que tiene todos los tickets pendientes (una forma de realizar un seguimiento de los problemas de atención al cliente), codificados por colores según la prioridad: baja, media, alta y urgente. Ordenar por color puede ser útil en este escenario y puede aplicar la idea a cualquier situación en la que desee ordenar una hoja por color.
El primer método es usar Google Apps Scripts, que los usuarios técnicos y los usuarios avanzados de Google Apps pueden encontrar útiles porque les brinda mucha flexibilidad y poder para ampliar las capacidades de Google Sheets.
La mayoría de los usuarios de Sheets querrán saltar a un "Complemento", que es mucho más fácil y rápido de implementar. Los complementos suelen ser la forma más fácil de hacer cosas que no son una función principal de Hojas de cálculo de Google.
El método de secuencia de comandos de Google Apps
Comencemos copiando y pegando la secuencia de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Google Apps.
- Primero, abra Google Sheets en la hoja que desea filtrar.
- Siguiente, seleccione Editor de secuencias de comandos desde el Herramientas Menú desplegable.
- Copia y pega el siguiente código:
función GetCellColorCode (entrada)
{
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var celda = ss.getRange(entrada);
var resultado = celda.getBackground();
resultado devuelto
}
Ahora puede llamar a la función que creó en Google Apps Script desde las celdas de su hoja.
Llame a la función desde su hoja
Ahora que tiene el script listo, puede llamar a la función en el script desde la Hoja. Sin embargo, primero cree una columna especial llamada "colores" o algo así.
Para recuperar estos códigos hexadecimales, use la siguiente llamada de función en cada celda que tenga una fila que tenga un código de color de celda, que en este caso es C2:
=ObtenerCódigoColorCelda("B"&FILA())
Tenga en cuenta que los parámetros hacen referencia a B, que es la columna codificada por colores y la fila. En este ejemplo, es la columna B pero, por supuesto, ajuste el número de columna para que se ajuste a su situación.
Luego, simplemente puede copiar la función en cada una de las otras celdas de esa columna. El resultado será que tendrá una columna de códigos hexadecimales, uno para cada color que eligió para la codificación de colores.
Crear el filtro
Ahora que tiene la secuencia de comandos y la llamada de función en la hoja completa, creará un filtro para que pueda filtrar por uno o más colores:
- Seleccione el encabezado de columna de la columna de colores.
- Desde el Datos menú desplegable, seleccione Crear un filtro
- Luego borre los códigos hexadecimales de los colores que desea usar en su filtro.
- Finalmente, seleccione uno o más colores (códigos hexadecimales) que desee ver.
Esto devolvería todas las filas donde la prioridad era urgente (naranja). Por supuesto, puede seleccionar cualquiera de los colores o más de un color dependiendo de lo que quiera ver en la Hoja.
Para los usuarios avanzados, el uso de una solución de Google Apps Script les brinda mucha flexibilidad y poder para ampliar las capacidades de Google Sheets. Para la mayoría de los usuarios, es más fácil simplemente usar un complemento.
Uso del complemento Sort Range Plus
Encontré un complemento de clasificación por color que funciona en la página de complementos de Hojas de cálculo de Google. El beneficio de este complemento es que puede ordenar por color de celda o por color de texto, pero la desventaja es que no puede cambiar el orden ni personalizarlo.
- Visite la página Sort Range Plus y seleccione el botón azul + Gratis en la parte superior derecha para instalarlo.
- Seleccione las celdas de su hoja que desea ordenar por color.
- Selecciona Complementos y Ordenar Gama Plus.
- Seleccione Ordenar rango.
- Utilice el complemento para ordenar.
En la configuración de la aplicación, puede cambiar el orden de clasificación a uno de los tres tipos preestablecidos, lo que le brinda un poco de capacidad de personalización.
Uso del complemento ColorArranger
Otro complemento útil para Sheets es Arreglador de colores. ColorArranger le permite ordenar las hojas usando una representación visual del color de fondo de las celdas.
Las características principales del complemento incluyen la clasificación de una gran cantidad de colores, la detección automática de datos y columnas de clasificación, una opción de "coincidencia más cercana" que pone los colores similares juntos y el ajuste fino del orden de clasificación arrastrando colores en la paleta. .
Usar ColorArranger es simple. Simplemente cargue su hoja, asigne los colores a la columna de datos y seleccione Complementos->Organizador de colores->Ordenar por color. Aparecerá un cuadro de diálogo con su columna de datos detectada automáticamente. Un consejo para el lector de TechJunkie, Sekhar, por informarnos sobre este complemento.
Tenemos bastantes artículos de Hojas de cálculo de Google sobre TechJunkie destinados a ayudarlo a desarrollar sus habilidades, incluidos estos artículos de procedimientos:
Espero que haya encontrado esta guía útil para usar el color de celda como una herramienta para ordenar y filtrar en Hojas de cálculo de Google. Si tiene sus propias sugerencias para hacer esto, ¡no dude en compartirlas con nosotros en la sección de comentarios a continuación!