Cómo hacer que tus reuniones sean más productivas

Piense en la última reunión a la que asistió. ¿Estaba bien organizado? ¿Empezó a tiempo? ¿Tal vez terminó con acciones claras para que todos trabajaran en ellas? Si estás sacudiendo la cabeza, no estás solo.

Cómo hacer que tus reuniones sean más productivas

Según una investigación de eShare, el trabajador de oficina promedio pasa más de diez horas cada semana preparándose y asistiendo a 4.4 reuniones, el 59% de las cuales se consideran innecesarias.

Esa cifra se vuelve aún más condenatoria cuando te das cuenta de que el 24% de los encuestados dijo que a menudo se podrían lograr los mismos resultados con unos pocos correos electrónicos rápidos. La investigación de Microsoft Training reveló que el empleado promedio de una pyme asiste a 207 reuniones al año, el 67 % de las cuales se consideran improductivas.

Claramente, las reuniones deben cambiar. Sin embargo, entender esa necesidad y realmente instigarla son dos cosas diferentes.

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¿Esto necesita una reunión?

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“Las reuniones excesivas son la plaga de las grandes empresas y casi siempre empeoran con el tiempo”, escribió el CEO de Tesla, Elon Musk, en un comunicado. correo electrónico a sus empleados. “Deshazte de las reuniones frecuentes, a menos que estés tratando un asunto extremadamente urgente”.

El consejo de Musk es que la cantidad de reuniones debería “disminuir rápidamente una vez que se resuelva el asunto urgente”.

“Salga de una reunión o termine una llamada tan pronto como sea obvio que no está agregando valor. No es de mala educación irse, es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo”.

“Es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo”

Musk puede haberlo dicho con fuerza, pero da en un punto clave. Las reuniones agotan los recursos comerciales, agotan la energía de los trabajadores y consumen tiempo que podría aprovecharse mejor en otros lugares.

Eso no quiere decir que las reuniones todavía no tengan un lugar. Sin embargo, deben estructurarse cuidadosamente para que sigan siendo útiles. Una reunión que no da como resultado acciones tangibles es una pérdida de tiempo y energía.

“Muchas pequeñas empresas esperan que los resultados surjan orgánicamente de la discusión”, dice Nigel Davies, fundador del lugar de trabajo digital Claromentis. “Si se alienta a las personas a desarrollar sus pensamientos e ideas antes de la reunión y se presentan preparados, es posible sacar mucho más provecho de una reunión en un espacio de tiempo más corto”.

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La empresa de colaboración en el lugar de trabajo Asana llega a tener “miércoles sin reuniones”. El cofundador de la compañía, Justin Rosenstein, explica la decisión como un medio para ayudar a las personas a comprender la mejor manera de comunicarse. “La primera pregunta que debe hacerse es: ‘¿realmente una reunión para hablar de esto va a ser un uso productivo del tiempo de todos?’

“La mayor parte de la información que tendemos a cubrir en las reuniones no necesita comunicarse en una sala o a una sala llena de personas”.

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Cómo mejorar tus reuniones

Si su negocio sufre de reuniones holgadas, ¿qué puede hacer para asegurarse de que sean lo más eficientes y efectivas posible?

Pregunta si realmente necesitas una reunión

Antes de convocar una reunión, tómese el tiempo para pensar para qué es realmente la reunión. ¿Se podría lograr sin una reunión? Si es así, no tenga uno.

Invita a las personas adecuadas

Solo invite a las personas que necesitan asistir a la reunión. Al igual que los correos electrónicos fuera de control, las reuniones pueden llenarse de asistentes que tienen poca o ninguna contribución que hacer.

mira el reloj

Las reuniones nunca deben durar horas. La concentración comienza a disminuir después de una hora. Depende de la persona que dirige la reunión ceñirse a la agenda y evitar que la conversación se desvíe por la tangente, una forma segura de perder productividad durante toda la reunión. Establezca horarios estrictos de inicio y finalización para cumplir.

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Captura objetivos antes de tiempo

Como explica Justin Rosenstein de Asana: “Comience a agregar cosas a la agenda de su reunión a medida que surjan en lugar de crear una agenda de la reunión sobre la marcha.

“Para cuando comience la reunión, sabrá lo que quiere cubrir y lo que espera lograr en la reunión misma. Bonificación: recuperará los primeros diez minutos de la reunión, que generalmente dedica a averiguar de qué hablará”.

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Resultados garantizados

Las reuniones siempre deben tener una agenda que resulte en un conjunto de acciones claramente definidas que se puedan asignar a individuos o grupos. Estas acciones también deben tener resultados establecidos y plazos para su finalización. Puede hacer un seguimiento de estos en la próxima reunión para asegurarse de que los objetivos se hayan alcanzado o estén encaminados.

¿Necesitas sentarte?

Una tendencia reciente son las reuniones de pie, con la idea de que es más difícil que los asistentes se distraigan y, por lo tanto, la conversación será rápida y dinámica.

hay evidencia para apoyar la idea que estar de pie durante un período de tiempo en la jornada laboral puede mejorar su salud y, por lo tanto, una reunión de pie también se considera beneficiosa para la salud. No todas las reuniones pueden, o deben, ser de pie, pero cuando se necesitan conferencias rápidas, es una forma eficiente de hablar con grupos más pequeños.

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Usa la tecnología para conectar a tus trabajadores

Además de simplemente hacer que la gente se levante de sus sillas, la cultura de las reuniones está cambiando para adoptar nuevas tecnologías para mejorar la comunicación. Con el auge del trabajo flexible, la tecnología ha evolucionado rápidamente para satisfacer las necesidades de los equipos geográficamente remotos.

“Ya estamos viendo cómo las plataformas virtuales se están convirtiendo en la norma en la forma en que realizamos reuniones”, dice Prajit Nanu, director ejecutivo y cofundador de la empresa de pagos transfronterizos InstaReM. “Participo regularmente en videollamadas en plataformas como Zoom o GoToMeeting, o incluso Slack y WhatsApp”.

No reemplace una docena de reuniones físicas ineficaces con una docena virtuales ineficaces

No desea pasar la mitad del tiempo de su reunión lidiando con tecnología que se niega a funcionar, pero use las plataformas digitales de manera efectiva y puede ser una excelente manera de reunir a los equipos para reuniones rápidas y eficientes. Esto se está convirtiendo cada vez más en la norma, a medida que las empresas se desplazan hacia el trabajo remoto.

Sin embargo, recuerde que no desea reemplazar una docena de reuniones físicas ineficaces con una docena de reuniones virtuales ineficaces. Como dice Davies, “la tecnología de reuniones seguirá evolucionando para respaldar mejor las prácticas de trabajo remoto, pero reemplazar las reuniones con salas de debate asincrónicas no será suficiente; también podría iniciar un hilo de correo electrónico.

“La razón principal por la que las reuniones triunfan es porque brindan la oportunidad de concentrar sus mentes más brillantes en una cosa, al mismo tiempo, y hacer que repercutan entre sí. Así es como el genio creativo puede florecer y la innovación puede suceder”.