Cómo incrustar una hoja de cálculo de Google en Notion

Muchos equipos y autónomos dependen de Notion para la colaboración, la productividad y la gestión de tareas. Es una de las mejores aplicaciones de espacio de trabajo todo en uno con numerosas opciones de personalización de funciones.

Cómo incrustar una hoja de cálculo de Google en Notion

Uno de los aspectos más útiles de Notion es que permite a los usuarios incrustar varios archivos y enlaces, incluidas hojas de cálculo. Si tus tareas del día a día requieren revisar documentos de Hojas de cálculo de Google, tenerlos incrustados en Notion es sumamente práctico. Puede hacerlo en su computadora y en la aplicación móvil de Notion.

Sin embargo, existen algunas limitaciones para tener una hoja de cálculo de Google incrustada en Notion. En este artículo, sugeriremos una solución alternativa efectiva a considerar.

Cómo incrustar Google Sheet en Notion desde una PC

Para la mayoría de los usuarios, sacará el máximo provecho de Notion si utiliza la versión web de esta aplicación de productividad. La interfaz es fácil de usar y hay muchos videos instructivos para ver si eres un principiante de Notion.

Si su objetivo principal es incrustar un documento de Google Sheet, el primer paso es asegurarse de que su cuenta de Google Drive esté conectada a Notion. De lo contrario, no será posible tener una hoja de cálculo disponible en el espacio de trabajo de Notion.

El proceso de vincular Google Drive y Notion es bastante simple, y todo lo que necesita hacer es seguir estos pasos:

  1. Inicie sesión en su cuenta Noción.
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  2. En el menú del lado izquierdo, seleccione "Configuración y miembros".
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  3. Ahora, haga clic en "Mis aplicaciones conectadas" y proceda a conectarse a Google Drive.
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  4. Haga clic fuera de la ventana y los cambios se aplicarán inmediatamente.

Puede conectarse a más de una cuenta de Google Drive si lo desea. También tiene la opción de vincular a Evernote, Asana y Trello si usa estas aplicaciones.

Una vez que haya conectado Google Drive a Notion, el segundo y último paso se puede realizar de dos maneras diferentes. Te explicamos ambos.

Método 1: utilice la función designada

Tener un acceso rápido y fácil a los documentos que usa con más frecuencia promueve la eficiencia. Por lo tanto, Notion ha facilitado la incorporación de una hoja de cálculo de Google o cualquier otro archivo de Google Docs. Así es como funciona:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Notion y vaya a una página en la que desee incrustar un archivo de Google Sheet. O comience una nueva página haciendo clic en "+ Agregar una página" en el menú principal.
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  2. Escriba la barra inclinada "/" para ver un menú desplegable de comandos disponibles en Notion.
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  3. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Incrustaciones".
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  4. Elija "Google Drive". Es la segunda selección.
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  5. Tendrá la opción de elegir entre incrustar un enlace al documento de Google Sheet y cargar el archivo. Si selecciona "Examinar Google Drive", haga clic en su cuenta de Google Drive.
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  6. Elija el documento de Google Sheet y haga clic en "Seleccionar".
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El archivo se incrustará en la página Notion inmediatamente. Tendrá una vista completa del documento. Pero si desea editar o ver detalles que pueden no estar visibles, deberá hacer clic en el archivo incrustado.

Se abrirá otra pestaña en su navegador y le dará acceso al documento de Google Sheet. Esencialmente, la inserción de Google Sheet es solo para visualización rápida, no para edición.

Además, si realiza cambios en el documento de Google Sheet, no aparecerán en el archivo incrustado. Deberá volver a insertarlo para ver los cambios en Notion.

Método 2: la solución alternativa

Si bien es genial que Notion permita la incrustación rápida y fácil de Hojas de cálculo de Google, es justo decir que todavía falta algo de la función.

Si necesita trabajar en la hoja de cálculo todos los días, no tendrá acceso inmediato a las ediciones y otras funciones dentro del documento.

La buena noticia es que hay cosas que puede hacer si desea usar una hoja de cálculo incrustada de esa manera. Requiere algunos pasos más que el primer método, pero el resultado es satisfactorio. Esto es lo que debe hacer:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Notion y presione el símbolo "/" en su teclado.
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  2. Desplácese a la sección "Incrustaciones" en el menú desplegable.
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  3. Seleccione la primera opción llamada "Incrustar".
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  4. Aparecerá una pequeña ventana en su página de noción. Puede elegir la pestaña "Insertar enlace" o "Cargar".
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  5. Si tiene Google Drive instalado en su computadora, puede cargar el archivo de Google Sheet. Si desea utilizar el enlace, copie el enlace de Hojas de cálculo de Google y péguelo. Luego haga clic en el botón "Incrustar enlace".
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La Hoja de Google aparecerá en la página de Noción. Puede parecer un poco extrañamente incrustado al principio. Verá la imagen de perfil de su cuenta de Google y toda la barra de navegación de Hojas de cálculo de Google, pero no mucho más.

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Aquí es donde debe usar el cursor para expandir la hoja de cálculo. Puede moverlo en todas las direcciones a través de la página de conceptos para asegurarse de que se ajuste a sus necesidades.

Además, puede editar y personalizar la hoja de cálculo directamente y ver los cambios aplicados automáticamente en Google Drive. Es una mejor manera de insertar cualquier documento de Google si su objetivo principal es editarlo con frecuencia.

Cómo incrustar una hoja de Google en Notion desde un iPhone

Algunas personas prefieren usar Notion en sus teléfonos inteligentes. La aplicación móvil hace que sea fácil estar al tanto de todo si estás en movimiento.

Si eres usuario de iPhone, asegúrate de tener siempre la última versión de Notion aplicación para una máxima eficiencia.

Para incrustar el documento de Hojas de cálculo de Google, también debe tener las Hojas de cálculo de Google aplicación en tu iPhone también. Una vez hecho esto, aquí se explica cómo incrustar un documento de Google Sheet en Notion en dispositivos iOS:

  1. Abra la aplicación Hojas de cálculo de Google y abra la hoja de cálculo que desea insertar.
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  2. Toque el botón de menú en la esquina superior derecha.
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  3. Seleccione "Compartir y exportar".
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  4. Toca "Copiar enlace".
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Cuando haya copiado el enlace al documento de Google Sheet, haga lo siguiente:

  1. Inicie Notion en su iPhone.
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  2. Agregue una nueva página tocando el botón de menú en la esquina superior izquierda. O abre una página existente desde tu espacio de trabajo.
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  3. Toque en cualquier parte de la página y, en el menú deslizante, seleccione el símbolo "+". Se abrirá otro menú y deberás desplazarte hasta la sección "Incrustaciones".
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  4. Seleccione "Google Drive" de la lista.
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  5. Pegue el enlace del documento de Google Sheet y toque "Incrustar archivo de Google Drive".
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Verá las Hojas de cálculo de Google incrustadas en la página de Noción de inmediato. Tenga en cuenta que esta es la única forma de incrustar archivos de Google Sheet en Notion.

La solución alternativa disponible en la PC no funciona en la aplicación móvil. Para editar el documento de Google Sheet, deberá tocar el archivo incrustado y editarlo en la aplicación móvil de Google Sheet.

Los cambios que realice en la aplicación Hojas de cálculo de Google no se reflejarán en el documento incrustado en Notion. Deberá volver a insertarlo para asegurarse de que se incluyan todas las ediciones.

Cómo incrustar Google Sheet en Notion desde un teléfono Android

Los usuarios de Android también tienen la opción de incrustar hojas de cálculo en la aplicación Notion. Para obtener la última versión de la aplicación móvil de Notion para Android, vaya a Google Play Tienda y descargarlo a su dispositivo.

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Además, asegúrese de tener las Hojas de cálculo de Google aplicación instalado en su teléfono inteligente. Si necesita tener un documento de Google Sheet específico en Notion para una vista rápida, estos son los pasos a seguir.

  1. Inicie la aplicación Google Sheets y abra el documento que desea agregar a Notion.
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  2. Vaya al menú principal en la esquina superior derecha de la pantalla.
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  3. En la lista desplegable, seleccione "Compartir y exportar".
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  4. Toca "Copiar enlace".
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Esa es la primera parte del proceso. Para continuar, esto es lo que debe hacer a continuación:

  1. Abra la aplicación Notion y la página donde desea incrustar el archivo de Hojas de cálculo de Google.
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  2. Toque en cualquier lugar de la pantalla y, cuando aparezca un menú, seleccione el símbolo "+".
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  3. Busque la sección "Incrustaciones" y toque "Google Drive".
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  4. Pegue el enlace de Hojas de cálculo de Google y toque "Incrustar archivo de Google Drive".
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Eso es todo lo que hay que hacer. Verá la hoja de cálculo incrustada en la página de Notion al instante. Nuevamente, para editar el documento, deberá tocar el enlace incrustado y realizar cambios en la aplicación móvil Google Sheets.

Además, tenga en cuenta que primero debe conectar Google Drive a su cuenta de Notion, lo cual solo es posible a través de la versión web de Notion.

Mastering Notion y Google Sheets

Su espacio de trabajo de Notion puede ser cualquier cosa que necesite que sea. Puede crear bases de datos, agregar archivos de audio y video e incrustar Tweets, PDF y documentos de Google. Cuando necesite acceso rápido a una hoja de cálculo específica, todo lo que necesita hacer es hacer clic en la opción de inserción de Google Drive de la lista de comandos en cualquier página de Notion.

Este proceso está disponible en PC y aplicaciones móviles. Sin embargo, para realizar cambios en el archivo, deberá ir a Hojas de cálculo de Google (no puede hacerlo en Notion) y volver a incrustar el archivo.

Sin embargo, los usuarios de PC tienen una solución alternativa para probar si están interesados ​​​​en poder realizar ediciones en Notion. En general, tener sus archivos de Hojas de cálculo de Google incrustados en Notion funciona bastante bien y requiere un esfuerzo mínimo.

¿Por qué te resulta útil tener Hojas de cálculo de Google en Notion? Háganos saber en la sección de comentarios.