Cómo organizar un seminario web en línea

Los seminarios web, o seminarios en línea, son eventos interactivos en vivo a los que cualquiera puede asistir, independientemente de su ubicación geográfica. Son algunas de las mejores herramientas de marketing para las empresas que buscan brindar valor a sus audiencias y establecerse como líderes de la industria.

Hoy en día, cualquiera puede organizar un seminario web, pero eso no significa que este esfuerzo no requiera una preparación exhaustiva para tener éxito. Si está pensando en organizar un seminario web en línea, aquí hay un resumen detallado del proceso.

Cómo organizar un seminario web en línea

Antes de comenzar a invitar a los asistentes y organizar sus materiales, la pregunta más importante que debe abordar es la plataforma que utilizará. Con el software adecuado, podrá agilizar el proceso y dar una impresión profesional a todos sus asistentes.

Gracias al auge de los eventos en línea, hoy en día hay muchas soluciones excelentes de seminarios web para elegir. Zoho Meeting es una de las principales opciones con una seguridad excepcional y numerosas funciones para atraer a su audiencia, por lo que la usaremos como ejemplo en esta guía.

Zoho Meeting ofrece soluciones de seminarios web gratuitos para eventos que duran hasta 60 minutos con un máximo de 100 asistentes. La versión paga permite más espectadores e incluye beneficios valiosos como el almacenamiento de grabaciones en la nube también. Con Zoho Meeting, puede personalizar sus formularios de registro para mantener su marca, compartir pantalla o aplicación para comunicar su mensaje de manera efectiva, interactuar con su audiencia a través de encuestas, preguntas y respuestas, permitir que los asistentes hablen, levanten la mano y más.

Esto es lo que puede esperar cuando organiza un seminario web con Zoho Meeting.

Elija un tema atractivo

Un seminario web exitoso comienza con el tema correcto. Su elección no debe ser una puñalada en la oscuridad. Sería útil si respaldara su decisión con una investigación para garantizar que su tema sea relevante para su audiencia y que sus esfuerzos valgan la pena.

Averigüe con qué problemas relevantes de la industria está luchando su público objetivo y ofrezca una solución. La asistencia será alta.

Seleccione el presentador adecuado

A menos que esté planeando organizar el evento usted mismo, deberá encontrar a la persona adecuada para que hable. Esta persona representará a todo su negocio en el evento, por lo que la selección cuidadosa es primordial. La persona debe estar bien versada en el campo que cubrirá su seminario web. Al mismo tiempo, debe ser un gran orador que sepa cómo atraer a la audiencia e interactuar con ella. Puede invitar a coorganizadores de seminarios web de su propia organización o de cualquier orador externo (que no tenga una cuenta de Zoho Meeting).

Además, invitar a un orador invitado puede agregar más interés al evento. También es una excelente manera de aumentar la asistencia, ya que una persona conocida atraerá a su propia audiencia a su seminario web. Los coorganizadores que gestionan la participación de los asistentes también pueden unirse al seminario web desde sus dispositivos móviles.

Regístrese para la reunión de Zoho

Cuando tenga una idea de lo que cubrirá su evento, es hora de configurarlo. Comienza por registrarse para obtener una cuenta de Zoho Meeting. Obtendrá una prueba gratuita de 14 días si es la primera vez que usa su solución.

Fuente: Zoho.com

Programe su seminario web

Una vez que haya iniciado sesión en su cuenta de Zoho Meeting, puede crear su primer evento. Haga clic en "Programar" para ingresar los detalles de su seminario web.

En primer lugar, deberá crear un título y una descripción atractivos. Estos factores pueden hacer que las personas se interesen en su evento o deshacerlo, así que hágalo atractivo. Si ha invitado a un orador invitado, asegúrese de incluir su nombre en el título.

A continuación, deberá elegir una fecha y hora para su evento y determinar su duración. Esto puede ser complicado, especialmente si su público objetivo proviene de varias zonas horarias. Determine la mejor fecha y hora para adaptarse a sus posibles asistentes. Aunque su audiencia proviene de diferentes zonas horarias, pueden ver la fecha y la hora del seminario web en su zona horaria local mientras se registran para el seminario web.

Asegúrese de que su seminario web no coincida con otros eventos importantes. Al mismo tiempo, no apresure el evento. Deje suficiente tiempo para prepararse.

Cree su formulario de registro

Los asistentes pueden inscribirse en su seminario web a través de un formulario de registro. El siguiente paso es personalizar este formulario para recopilar la información que necesita sobre los participantes. Algunos campos, como el nombre y la dirección de correo electrónico, se incluirán en Zoho Meeting de manera predeterminada, pero puede editarlos y agregar más fácilmente. Así es como funciona:

1. Haga clic en "Administrar campos" para eliminar o editar campos.
   
2. Haga que cualquier campo sea obligatorio presionando la opción "*" al lado.
   
3. Agregue campos predefinidos con el botón "+" al lado de su campo deseado.
   
4. Cree campos personalizados haciendo clic en "Agregar campos personalizados".
   

También puede moderar el registro. Zoho Meeting ofrece dos modos de aprobación:

• El modo de aprobación automática permite que cualquier persona se una al completar el formulario de registro.
• La aprobación manual le permite decidir si cada persona puede unirse o no.

La configuración avanzada también le permite personalizar sus preferencias en detalle. Algunas opciones incluyen:

• Limitación del número de asistentes
• Restricción de registro por región
• Requiere registro para asistir

Fuente: Zoho.com

Finalmente, agregue su marca al formulario de registro para mantener su imagen consistente. Su logotipo aparecerá no solo en el formulario de registro, sino también en los correos electrónicos de confirmación, recordatorio y agradecimiento.

Difundir la palabra

Después de configurar su evento, es hora de promocionarlo. Publique el evento en diferentes canales como su sitio web o blog, campaña de correo electrónico en redes sociales y más para comenzar a reunir asistentes. También tiene la opción de incrustar el widget de registro en cualquier lugar de la web. También puede realizar un seguimiento de los registros de diferentes canales utilizando la función de seguimiento de origen. No olvide enviar recordatorios por correo electrónico cuando se acerque el evento para aumentar la asistencia. Puede configurar múltiples recordatorios de correo electrónico automatizados.

Practica tu presentación

Aunque la interfaz de Zoho Meeting es fácil de usar, es una buena idea probar sus funciones con anticipación para asegurarse de que ningún obstáculo técnico arruine su seminario web. Practicar también te hará sentir más seguro al usar la plataforma. Puede hacer una carrera de práctica y ajustar los detalles de su presentación en consecuencia. Zoho Meeting también ofrece la opción de tener una sesión de práctica antes del seminario web sin transmitirlo en vivo a todos los asistentes. El presentador y los coorganizadores pueden realizar una prueba antes de transmitir en vivo.

Los pasos finales

Cuando desee llegar a audiencias más amplias para su evento sin que asistan al seminario web, puede transmitir su evento en vivo en YouTube. La mejor parte de atraer a la audiencia una vez que finaliza su evento es llevarlos a su sitio web o página personalizada. Puede hacerlo configurando la URL del asistente posterior al seminario web. Su trabajo no termina cuando termina su seminario web. Algunos pasos finales lo ayudarán a aprovechar al máximo su evento.

Fuente: Zoho.com

Asegúrese de hacer un seguimiento de los asistentes para recopilar comentarios valiosos que le permitirán organizar un evento aún mejor en el futuro. También debe agradecerles su contribución y preguntarles si tienen más preguntas sobre el tema. Puede configurar correos electrónicos de seguimiento automatizados que se pueden personalizar con configuraciones avanzadas, como configurar la duración para activar el correo electrónico, correo electrónico personalizado en html enriquecido, incluido el enlace de grabación y más.

También debe analizar los datos utilizando análisis de seminarios web para determinar en qué áreas necesita mejorar. Finalmente, revise las imágenes grabadas de su seminario web y póngalas a disposición de aquellos que se perdieron la transmisión en vivo.

Organice su seminario web con confianza

Los seminarios web son una forma increíblemente efectiva de establecerse como un profesional confiable para su audiencia. Ya sea que desee crear nuevas relaciones comerciales o ampliar el alcance de su marca, un evento en vivo donde puede comunicarse directamente con las partes interesadas le da el poder para hacerlo. Afortunadamente, las soluciones de seminarios web de última generación como Zoho Meeting simplifican el proceso.

¿Ha organizado un seminario antes? ¿Tiene algún consejo útil para que el evento sea un éxito? Háganos saber en la sección de comentarios.