Cómo organizar un seminario web en Zoom

Zoom es una de las herramientas de seminarios web más efectivas que existen. Te permite organizar eventos para muchas personas, sin comprometer la calidad del video o el sonido.

Cómo organizar un seminario web en Zoom

En este artículo, no solo explicaremos cómo organizar un seminario web, sino que también le mostraremos algunos consejos y trucos que la mayoría de la gente no conoce. Siga leyendo para aprender a organizar un seminario web como un profesional.

Cómo programar un seminario web

Una de las primeras responsabilidades que tendrá como anfitrión es programar un seminario web y asegurarse de que todos los participantes estén informados. Como sabes, puede haber hasta 100 panelistas y 10.000 asistentes, lo que significa que debes elegir la forma más práctica de registrar a los participantes.

Aquí le mostramos cómo programar un seminario web:

  1. Ingrese a la aplicación Zoom y haga clic en Mis seminarios web.
  2. Haga clic en Programar mi seminario web. Ahora tendrá que introducir cierta información.
  3. En el campo Tema, escriba el nombre de su seminario web.
  4. En el campo Descripción, escriba el nombre de su empresa, los nombres de los panelistas y cualquier otra información que considere relevante.
  5. Ingrese la fecha y la hora del seminario web.
  6. Elija la duración del seminario web.

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Elija la opción de registro

Según el tipo de seminario web y la cantidad de personas, puede solicitar a los asistentes que se registren con anticipación y confirmen su presencia. Alternativamente, puede organizar un seminario web sin registro para que todos puedan unirse. Por supuesto, si planea hacer un seguimiento después de la reunión y enviar algún material adicional, sería mejor pedirle a la gente que se registre.

Si no tiene mucho tiempo, puede elegir la opción que aprueba automáticamente a todos los que se han registrado. De esa forma, no tendrá que leer todos los formularios de registro y confirmarlos manualmente. Aquí se explica cómo elegir una opción de registro:

  1. Vaya al campo Invitar asistentes y haga clic en Editar.
  2. Seleccione la opción de registro que le resulte más adecuada. Puede elegir entre un formulario de registro completo o simplemente registrarse ingresando nombre y correo electrónico.

Opciones de seminario web

Antes de que comience el seminario web, debe tomar una decisión sobre cada detalle. De esa manera, si los asistentes le hacen una pregunta, puede proporcionarles la información correcta. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta al organizar un seminario web:

Decida si desea grabar el seminario web y hacer que esté disponible a pedido. Recomendamos encarecidamente que lo haga, ya que hay muchas personas que no podrán asistir al seminario web pero que les gustaría verlo después. Esta es una buena práctica y multiplica la cantidad de personas que pueden escuchar su mensaje.

Decida si el video de los panelistas estará encendido o apagado durante el seminario web. Por supuesto, le sugerimos que hable con los panelistas y decidan esto juntos.

Cómo publicitar un seminario web

Una vez que tenga claro cada detalle, es hora de hacer público el seminario web e invitar a las personas. Todo lo que tiene que hacer es copiar la URL del seminario web y compartirla con los asistentes. Esto se puede hacer a través de Google Calendar, correo electrónico o plataformas de redes sociales.

Si desea promocionar su seminario web y atraer a más participantes, comparta detalles sobre su seminario web en las redes sociales y solicite a los panelistas que hagan lo mismo. No olvides hacer un banner llamativo que atraiga a nuevas personas.

Cómo comenzar el seminario web

Ten en cuenta que eres tú quien está a cargo del ambiente y que debes hacer que tanto los panelistas como los asistentes se sientan cómodos. Antes de que comience el seminario web, presente a sus invitados y explique brevemente la estructura del seminario web.

Si desea organizar un seminario web interactivo, deberá alentar a las personas a hacer preguntas y participar. Explíqueles que pueden hacerlo levantando la mano. También puede alentarlos a conversar, ya que eso los hará sentir como si estuvieran participando activamente y no solo mirando.

Algunas de las mejores formas de iniciar una conversación son preguntarles de dónde son, qué los hizo unirse al seminario web y qué esperan aprender de la sesión. Si se planea una sesión de preguntas y respuestas para el final del seminario web, no olvide indicarlo claramente, de lo contrario, las personas podrían preguntarse por qué no responde sus preguntas.

Controles de anfitrión

Como anfitrión, tendrá acceso a opciones a las que otros participantes no tienen acceso. Puede usar estas funciones solo mientras dura el seminario web, y puede encontrarlas tocando el botón Administrar participantes en la barra de menú de Zoom. Vamos a explicar ahora las opciones más útiles:

  1. Silenciar a todos/No silenciar a todos: si está organizando un seminario web para un gran número de personas, le sugerimos que silencie a todos los participantes. De esa manera, evitará el ruido de fondo que podría arruinar la experiencia general. Por supuesto, todos los panelistas pueden activar el sonido cuando sea su turno de hablar.
  2. Silenciar al entrar: si selecciona esta opción, los participantes que se unan tarde se silenciarán automáticamente y no podrán distraer a otros asistentes.
  3. Reproducir timbre de entrada/salida: seleccione esta opción si desea escuchar cuándo alguien se une o abandona el seminario web.
  4. Bloquear reunión: a algunos anfitriones les gusta bloquear el seminario web después de 5 a 10 minutos desde el comienzo. Eso significa que las personas que lleguen tarde no podrán unirse.
  5. Eliminar: puede eliminar uno o más participantes del seminario web.

También tiene la opción de hacer que otra persona sea anfitriona o coanfitriona. Esto significa que puede compartir los privilegios de hospedaje, lo que puede ser especialmente útil si tiene que irse repentinamente o simplemente no puede hacerlo todo solo.

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El anfitrión puede decidir

Hemos explicado todos los detalles técnicos relacionados con la organización y el alojamiento de un seminario web. Hay varios tipos de webinars y todo depende del tipo que quieras organizar. Como puedes ver, puedes personalizar casi todo y te recomendamos que lo hagas.

¿Ha organizado un seminario web antes? ¿Como se sintió? Siéntase libre de compartir sus experiencias en la sección de comentarios a continuación.