Cómo usar declaraciones IF-THEN en Excel

Las declaraciones IF de Excel son una de las características más utilizadas y útiles, y por una buena razón. Son muy potentes para ayudar a ordenar y evaluar datos en función de los valores que pones en la función. Las declaraciones IF son una de las funciones más flexibles y personalizables de Excel, que se pueden usar para varios propósitos.

Cómo usar declaraciones IF-THEN en Excel

Si es nuevo en Excel o desea aprender a aprovechar al máximo esta función, siga leyendo. En este artículo, vamos a explicar los conceptos básicos para construir una función SI-ENTONCES que funcione completamente.

Cómo usar declaraciones IF-THEN en Excel

Las declaraciones IF-THEN en Excel funcionan creando un paradigma para entregar conclusiones lógicas basadas en los valores que ingresa en la fórmula. La fórmula es bastante sencilla y fácil de entender y consta de dos partes principales: las partes SI y ENTONCES.

La fórmula básica SI-ENTONCES en una celda se ve así:

= SI (prueba lógica, valor si es verdadero, valor si es falso)

Los siguientes párrafos explicarán más detalladamente la prueba lógica y los valores resultantes.

SI: Condición Lógica

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En palabras simples, la parte IF de la fórmula establece la prueba lógica que se utilizará para desviar a las declaraciones “valor si es verdadero” o “valor si es falso”. La parte IF debe tener un tipo booleano, que es un tipo específico que puede ser VERDADERO o FALSO. La parte de la prueba lógica también acepta números, donde todo lo que no sea 0 se considera VERDADERO.

Esta declaración IF comúnmente contiene varios valores o referencias de celda junto con operadores de comparación y funciones que determinarán el resultado de la prueba lógica.

  • > (más que)
  • < (menor que)
  • = (igual a)
  • >= (mayor o igual que)
  • <= (menor o igual que)
  • <> (no igual a)

Una sentencia IF hecha correctamente proporcionará uno de los dos valores booleanos posibles, que determinarán qué rama de la sentencia THEN se utilizará. De lo contrario, la fórmula producirá un “¡#VALOR!” error.

Veamos cómo crear la prueba lógica en un ejemplo simple: “=(B2>C2).”

Para simplificarlo, considere que tanto las celdas B2 como las C2 contienen un valor numérico. En este caso, esta prueba lógica devuelve VERDADERO si B2 tiene un número mayor que C2, y FALSO si C2 es igual o mayor que B2.

Es posible comparar valores de un tipo diferente (por ejemplo, cadenas de texto y números), pero estos tienen varias reglas que pueden no alinearse con lo que se consideraría útil (“papel”> 45 devuelve VERDADERO).

ENTONCES: Valores si es VERDADERO o FALSO

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Ahora a la parte concreta de la fórmula. La parte ENTONCES de la declaración no dice nada aquí, lo que significa que nunca la escribe explícitamente, pero piense que existe después de la parte de la prueba lógica.

Si la prueba lógica contiene la condición, los argumentos en el formulario ENTONCES son los resultados que desea que aparezcan en el valor de la celda.

Los valores en Excel pueden referirse solo a cierto tipo de datos: texto, números, fechas y, finalmente, datos booleanos. Los valores de cadena (texto) que utilice deben ponerse entre comillas.

Lo que es importante cuando se forma una instrucción funcional IF-THEN es que el “valor si es verdadero” solo se usará si la condición que establece es VERDADERA, y así sucesivamente.

Tenga en cuenta que debe separar las tres partes de la fórmula con comas. Al separar partes de la fórmula, preste atención a los separadores que utiliza. Las versiones globales de Excel requieren el punto y coma como separador. Por otro lado, las versiones anteriores de Microsoft Excel todavía usan comas para dividir la condición y los valores.

Una vez que haya agregado valores a la declaración, la fórmula funcionará según la condición que estableció anteriormente. Volviendo al ejemplo anterior, si B2 realmente es mayor que C2, el resultado será el valor que se puso en “valor si es verdadero” y viceversa.

Cómo crear una declaración IF-THEN completamente funcional

Para ingresar la fórmula IF-THEN en una celda, puede elegir cualquiera de las siguientes formas:

  • Seleccione la celda y escriba la fórmula en la barra de fórmulas o en la celda misma. La barra de fórmulas se coloca encima de la hoja de trabajo.
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  • Seleccione la celda, luego haga clic en el icono de fórmula (fx) junto a la barra de entrada de texto en la parte superior y elija “SI” de la lista de fórmulas. Haga clic en “Aceptar” para continuar con el generador de fórmulas.
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Al elegir la primera opción, tenga en cuenta que debe realizar un seguimiento preciso de los tipos de valores que está utilizando para las condiciones y las salidas.

Si usa el cuadro de diálogo de selección de fórmula y usa el generador, obtendrá una mejor visión general de la fórmula. El constructor colocará directamente los signos de puntuación necesarios, y todo lo que tiene que hacer es completar los tres campos. El constructor también muestra los resultados de la prueba lógica considerando la información disponible (VERDADERO o FALSO) y el resultado general. Puede ver cómo el constructor redacta la fórmula en función de sus cuadros de texto para futuras referencias.

Cómo usar varias declaraciones IF-THEN

A los usuarios de Excel les encantan las declaraciones IF-THEN por su facilidad de uso y personalización. Eso significa que, además de su funcionalidad básica, puede incrustar muchas otras fórmulas dentro de la instrucción IF principal. Incluso puede poner declaraciones IF entre sí, con Excel permitiendo siete IF a la vez.

Suena como demasiadas matemáticas, ¿no? Es bastante simple y le mostraremos cómo puede usar más de una instrucción IF-THEN en una celda de Excel.

Cómo anidar una función

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Insertar otra fórmula como argumento en Excel se denomina anidamiento. Una sola fórmula SI-ENTONCES puede contener hasta 7 funciones anidadas diferentes (según el generador de fórmulas; el soporte de Microsoft sugiere hasta 64 nidos).

No tiene que anidar la misma función, y combinar fórmulas SI-ENTONCES con sumas o promedios es bastante común. Anidar funciones SI-ENTONCES, por otro lado, requiere una buena cantidad de práctica y progresión lógica. Si una fórmula no se hace bien, puede ser difícil de seguir y producir resultados incorrectos.

Uno de los ejemplos más fáciles para mostrar el anidamiento IF-THEN es para calificar tareas. Consideremos un ejemplo cuando a los puntajes de las pruebas se les asignan calificaciones de A a F con puntos de referencia comunes (90, 80, 70 y 60).

Así es como funcionaría en la práctica para una celda: “=SI(C2>=90,”A”,SI(C2>=80,”B”,SI(C2>=70,”C”,SI(C2>=60,”D”,”F”))) ))

Vamos a desglosarlo un poco. Si el puntaje numérico en la celda C2 (entre 0 y 100) es mayor o igual a 90, la calificación asignada será A. De lo contrario, la fórmula continúa con la segunda parte del enunciado, que es la segunda función SI, y así en. Si la puntuación en C2 es inferior a 60, Excel pasará por todas las funciones SI-ENTONCES y determinará el resultado como “F”.

Anidar fórmulas es una herramienta útil para realizar cálculos más complejos si es necesario. Son bastante fáciles de construir y pueden brindarle resultados rápidos, lo que probablemente tomaría mucho tiempo si los hiciera “a mano”.

La función SI-ENTONCES hará lo que usted le diga que haga

Las posibilidades de utilizar la función SI-ENTONCES son tan ilimitadas como los criterios que le des. La clave es ceñirse al formato simple de la fórmula y jugar con los detalles. Sepa qué parte de la fórmula va dónde, y luego dele significado a sus propias necesidades.

Las fórmulas de Excel funcionan por lógica y no cuestionan mucho sus intenciones. Debe saber exactamente lo que quiere lograr con la declaración y luego hablarle al programa en el único idioma que entiende. Eso significa comprender y saber escribir una fórmula limpia.

¿Cuál es la forma más creativa en que usaste la fórmula SI-ENTONCES en tus hojas de Excel? ¡Cuéntanos en los comentarios a continuación!