¿Se puede eliminar un usuario en SalesForce? No, pero así es como se desactiva un usuario

Salesforce se ha convertido en uno de los programas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) más populares. Si bien sus herramientas innovadoras pueden haberlo ayudado a motivar a su equipo y aumentar su productividad, algunos aspectos del software no son fáciles de usar. Si bien la mayoría de las personas pueden crear rápidamente nuevos usuarios en Salesforce, eliminar usuarios puede ser más desafiante. Afortunadamente, hay varias formas de restringir el acceso de una persona a sus datos de Salesforce.

¿Se puede eliminar un usuario en SalesForce?  No, pero así es como se desactiva un usuario

Este artículo analizará si es posible eliminar usuarios en Salesforce. También cubriremos la desactivación y congelación de una cuenta de Salesforce. Sigue leyendo para aprender mas.

Acerca de Salesforce

Para construir un negocio exitoso, debe crear una estrategia viable basada en datos. Esto puede ser abrumador si se ve obligado a filtrar manualmente los datos de los clientes, pero Salesforce elimina la molestia de escalar su negocio. Brinda a los equipos de marketing, ventas y soporte múltiples herramientas para optimizar el flujo de trabajo, mejorar el servicio y organizar mejor la información.

Los administradores de Salesforce supervisan la interfaz de la empresa y se aseguran de que todos los miembros del equipo tengan acceso a los datos adecuados. Dependiendo de las tareas de un empleado, puede asignarles un rol específico desde la configuración de Salesforce. Su función está ligada a la información que pueden ver, por lo que cada miembro del equipo puede acceder a los datos necesarios para mejorar su desempeño.

La creación de nuevos usuarios ayuda con el proceso de incorporación, pero ¿qué hacen los administradores cuando un empleado se va? Necesitan un método para eliminar la cuenta sin corromper los registros de Salesforce de la empresa.

Salesforce ¿Puede eliminar un usuario?

Cuando un nuevo empleado se une al equipo, el administrador agrega una nueva cuenta para presentarle el espacio de CRM. Sin embargo, la plataforma de gestión carece de esta facilidad de uso a la hora de eliminar cuentas. Muchas personas luchan por eliminar usuarios de su espacio de trabajo virtual. Si un miembro del equipo ha dejado la empresa, el administrador necesita una forma de eliminar la cuenta inactiva y despejar el espacio de CRM.

Desafortunadamente, Salesforce aún no ha implementado una solución a este problema. El software no ofrece ningún método para eliminar permanentemente a un usuario, pero esto no significa que no haya formas de evitar el problema. Los administradores pueden optar por congelar o desactivar a un usuario para limitar su acceso al espacio de trabajo de Salesforce.

Razones por las que no puede eliminar usuarios en Salesforce

Veamos las razones principales por las que Salesforce le impide eliminar usuarios.

Registros de base de datos

Cada cuenta está conectada a un rol específico, obteniendo acceso a ciertos niveles de su base de datos de Salesforce. Eliminar una cuenta dañaría los datos cargados en el espacio y comprometería la base de datos de su empresa. No podría usar archivos específicos y los datos relacionados también se arruinarían.

Archivos de usuario

Un usuario de Salesforce puede realizar diferentes tareas en la plataforma y poseer entidades virtuales como Grupos, Cuentas o Clientes potenciales. Esta información es potencialmente valiosa para otros miembros. Si tuviera que eliminar un usuario, esta información se perdería.

Aunque es imposible eliminar usuarios, la buena noticia es que hay dos alternativas. Puede desactivar o congelar a un usuario para restringir su acceso al espacio de CRM.

Cómo desactivar un usuario en Salesforce en una PC

Tener varias cuentas innecesarias vinculadas a su plan de Salesforce podría afectar negativamente su sistema de facturación, por lo que es esencial eliminarlas. Aunque es imposible eliminar un usuario, los administradores de Salesforce pueden desactivar cuentas desde el espacio de trabajo. Tenga en cuenta que antes de desactivar un usuario, debe guardar los datos asociados para evitar la pérdida de registros. La "Herramienta de transferencia masiva" le permitirá conservar los datos. Una vez que haya transferido con éxito la información, desactivar la cuenta es relativamente sencillo. Para hacerlo:

  1. Inicie sesión en su cuenta y presione el ícono de ajustes en la barra en la esquina superior derecha de la interfaz.
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  2. Cuando aparezca un menú emergente, seleccione la opción "Configuración".
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  3. Salesforce lo redirigirá a la ventana "Configuración de inicio". Vaya a la pestaña "Usuarios" y elija "Usuarios".
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  4. Desplácese por la lista de usuarios de Salesforce hasta que encuentre la cuenta que desea desactivar. Cuando vea la cuenta que desea modificar, tóquela.
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  5. La plataforma mostrará la información del usuario en una nueva página. Presiona el ícono “Editar” en la parte superior de la ventana.
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  6. Varios campos de entrada aparecerán en la pantalla. Haga clic en el estado "Activo" del usuario para desmarcarlo.
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  7. Siga las instrucciones en pantalla para finalizar el proceso.
  8. Toque el botón "Guardar" en la parte superior de la pantalla para registrar los cambios.
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Esta acción desactivará un usuario de Salesforce. Cuando intenten iniciar sesión con las credenciales de su cuenta, recibirán un mensaje de error. Además, si ha compartido archivos con los usuarios manualmente, perderán el acceso a ellos. Sin embargo, los archivos de su propiedad permanecerán en la plataforma. Para crear un nuevo propietario para estos archivos, un administrador debe asignarlos a un usuario diferente.

Después de la desactivación, la cuenta aparecerá en la lista de usuarios, pero estará inactiva. Si la cuenta se agregó a equipos de ventas o grupos públicos, el usuario seguirá apareciendo como miembro.

Puede desactivar un usuario tanto en Salesforce Classic como en Salesforce Lightning Experience. Además, la opción está disponible en las versiones Contact Manager, Group, Essentials, Enterprise, Professional, Developer, Unlimited y Database.com.

Cómo desactivar un usuario en Salesforce en un dispositivo Android

Los administradores que prefieran usar sus dispositivos móviles para realizar tareas administrativas pueden eliminar usuarios con la aplicación de Android Salesforce. Para hacerlo:

  1. Inicie la aplicación y vaya a "Configuración".
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  2. Vaya a "Usuarios" y haga clic en la opción "Usuarios".
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  3. Revisa la lista de usuarios hasta que encuentres el que deseas desactivar. Cuando vea la cuenta, seleccione su nombre para editarla.
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  4. Toque el estado de tres puntos horizontales para desactivarlo.
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  5. Haga clic en "Guardar" para completar la desactivación.
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Cómo desactivar un usuario en Salesforce en un iPhone

La aplicación de iPhone de Salesforce es relativamente fácil de usar y le permite desactivar usuarios sin dificultad.

  1. Abra la aplicación y busque "Configuración".
  2. Ve a “Usuarios” y presiona la opción “Usuarios”.
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  3. Explore la lista de usuarios y encuentre el que desea desactivar. Cuando vea el nombre del usuario, púlselo.
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  4. Haga clic en el estado "Activo" de la cuenta para desactivar el usuario.
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  5. Presiona el botón "Guardar" para completar la acción.

Cómo desactivar un usuario en Salesforce en un iPad

Salesforce también ha desarrollado una respuesta aplicación para iPad, lo que permite a los administradores realizar tareas como desactivar usuarios sobre la marcha. Para hacerlo:

  1. Inicie la aplicación SalesforceA en su iPad y vaya a "Configuración".
  2. Busque la pestaña "Usuarios" y elija "Usuarios" de la lista de opciones.
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  3. Revise la lista hasta que encuentre el usuario que desea desactivar. Presione su nombre de usuario para editar la cuenta.
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  4. Toque el estado "Activo" del usuario para desactivarlo.
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  5. Haga clic en "Guardar" para completar la desactivación.

Cómo congelar una cuenta en Salesforce

A veces, los administradores no pueden desactivar un usuario inmediatamente. En tales casos, es mejor congelar la cuenta temporalmente. Para congelar a un usuario en una PC:

  1. Busque "Configuración" y busque la pestaña "Usuarios".
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  2. Seleccione la opción "Usuarios".
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  3. Escanee la lista de usuarios y presione la cuenta que desea congelar.
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  4. Haga clic en "Congelar" para restringir el acceso a la cuenta.

Es posible congelar a los usuarios de la aplicación de Android Salesforce.

  1. Vaya a "Configuración", vaya a "Usuarios" y presione la opción "Usuarios".
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  2. Desplácese por la lista y toque la cuenta que desea congelar.
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  3. Presiona el botón "Congelar" para completar la acción.
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Otra forma de congelar a los usuarios consiste en utilizar la aplicación para iPhone SalesforceA.

  1. Desde "Configuración", busque "Usuarios" y toque "Usuarios".
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  2. Vaya hacia abajo en la lista y presione la cuenta que desea deshabilitar temporalmente.
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  3. Haga clic en el botón "Congelar" para finalizar la acción.
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También puede congelar a los usuarios de la aplicación SalesforceA para iPad.

  1. Desde "Configuración", vaya a "Usuarios" y elija "Usuarios".
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  2. Escanee la lista de usuarios y seleccione la cuenta que desea restringir temporalmente.
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  3. Haga clic en "Congelar" para deshabilitar la cuenta.
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Desactive usuarios y aproveche al máximo Salesforce

Salesforce lo ayudará a escalar su negocio solo si sabe cómo acceder a todas sus funciones. Si bien aún no ha introducido un método para eliminar usuarios, le permite desactivar o congelar cuentas en su PC, teléfono inteligente Android, dispositivo iPhone o iPad.

¿Ha desactivado o congelado una cuenta de Salesforce antes? ¿Qué dispositivo usaste para hacerlo? Háganos saber en la sección de comentarios.