Smartsheet frente a Excel: ¿qué software de hoja de cálculo es mejor?

Microsoft Excel sigue siendo popular incluso décadas después de su presentación, pero hoy, hay una nueva potencia que desafía a la venerable aplicación. Al igual que Excel, Smartsheet es capaz de planificar proyectos, pero el primero es más un programa de procesamiento de números que puede hacer varias cosas. Muchos también se preguntan qué aplicación es la mejor planificadora de proyectos.

Smartsheet frente a Excel: ¿qué software de hoja de cálculo es mejor?

Para aquellos que se preguntan cuál es la respuesta, lo tenemos cubierto. Descubrirás cuáles son sus similitudes y diferencias. Sigue leyendo para saber cuál es el ganador.

Similitudes de Smartsheet y Excel

Excel solo permitirá a los usuarios crear hojas de cálculo y Smartsheet puede hacerlo. Otras similitudes incluyen:

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  • Gráficos
  • Colaboración multiusuario
  • Plantillas
  • integraciones

Lo que puede hacer en Excel, también puede replicarlo en Smartsheet. Desafortunadamente, a pesar de la reputación de confianza de Excel, simplemente no puede hacer más que Smartsheet.

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Potentes funciones de Smartsheet

Smartsheet funciona bien con una hoja de cálculo simple, pero está diseñada para hacer más. A continuación se presentan algunas características de las que carece Excel pero Smartsheet tiene.

Vistas adicionales

Puede crear diferentes vistas con Smartsheet, muchas de las cuales están diseñadas para aumentar la eficiencia de un equipo comercial. Ellos son:

  • Vista de Gantt
  • Vista de calendario
  • Tableros Kanban
  • subtareas
  • dependencias
  • Recordatorios de tareas

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El diagrama de Gantt es un gráfico de barras que tiene las tareas del proyecto en el eje vertical, mientras que los plazos se encuentran en el eje horizontal. Por lo tanto, el gráfico ayuda a mostrar la relación entre las dos categorías. Henry Gantt lo inventó.

Los calendarios son perfectos para la gestión de tareas, ya que puede establecer recordatorios para los miembros del equipo y tener plazos claros para objetivos específicos.

El tablero Kanban es otra herramienta de gestión popular, pero utiliza un tablero en lugar de gráficos. Cuando una tarea alcanza una etapa específica, se mueve a otra categoría hasta que se completa.

Estas vistas adicionales también pueden mostrar subtareas, que Excel no puede configurar. Con Smartsheet, tiene mucho espacio para experimentar hasta que encuentre un formato que se adapte a usted y al equipo.

Colaboración poderosa

Excel tiene colaboración en tiempo real, pero los cambios tardan un tiempo en aparecer. Con Smartsheet, puede ver los cambios que aparecen en tiempo real. Habrá menos errores o versiones incorrectas, ya que Smartsheet es mucho más rápido que Excel al detectar nuevos datos.

La colaboración es más que mostrar cambios, y Smartsheet tiene aún más bajo la manga. Puede compartir notas, archivos y tareas, todo en tiempo real. Un miembro del equipo que desee un documento PDF puede recibirlo segundos después de que otra persona lo cargue.

También puede hacer comentarios sobre proyectos, lo que es imposible en Microsoft Excel. Las solicitudes de actualización y las notificaciones también forman parte de Smartsheet, lo que agiliza el flujo de trabajo. En lugar de usar otra aplicación de mensajería para coordinar a sus compañeros de equipo, Smartsheet le permite manejar todo desde un solo lugar.

Compartir hojas con Smartsheet también es fácil y puede compartir cualquier proyecto con un número ilimitado de miembros del equipo. Incluso aquellos que no tienen Smartsheet pueden recibir una invitación por correo electrónico.

Todos los dispositivos son compatibles con esta función, y todas las funciones se pueden utilizar, especialmente en PC. Por lo tanto, puede seguir trabajando en un proyecto sin importar dónde se encuentre.

La colaboración de Microsoft Excel es inferior, ya que no permite que los colaboradores utilicen todas las funciones disponibles cuando trabajan en la misma hoja de cálculo. También tiene algunas funciones para gestionar el trabajo.

Tareas de ajuste fino

No hay forma de establecer subtareas y condiciones en Excel, por lo que todo debe hacerse manualmente o utilizando métodos que consumen mucho tiempo. Sin embargo, Smartsheet permite a los usuarios adjuntar dependencias y subtareas a un objetivo. Para proyectos complicados, encontrará que el equipo maneja mejor sus asignaciones asignadas, ya que todo está convenientemente ubicado en una sola tarea, incluidas las condiciones.

Automatizaciones

A veces, puede preguntarse qué pasaría si Excel tuviera algunas funciones automatizadas para facilitar su trabajo. No se pregunte más, ya que Smartsheet lo ha hecho realidad. Puede crear automatizaciones en la aplicación en solo unos minutos.

Para aquellos que no están familiarizados con el término, las automatizaciones en el software se refieren a un proceso que se activa cuando un usuario humano hace algo. Puede hacer que Smartsheet envíe una alerta a un administrador de proyectos si un miembro del equipo anota algo para su revisión. Todo es automático después de programar la automatización.

Smartsheet simplifica este proceso gracias a su interfaz fácil de usar. Es un menú de arrastrar y soltar que le permite hacer estrictamente lo previsto. Puede personalizar todos los componentes, como los disparadores, las rutas condicionales y más.

Con algo de experiencia, puede utilizar un proceso sencillo y crear un flujo de trabajo de automatización muy avanzado, lo que le ahorrará a su equipo un tiempo precioso.

Complementos

Contrariamente a lo que algunos podrían pensar, Microsoft Excel no integra bien otros productos de Microsoft Office o no lo hace en absoluto. El programa admite muy pocas integraciones en comparación con Smartsheet.

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Cuando se trata de integraciones, Smartsheet le ofrece muchas opciones, ya sea una aplicación propia o de terceros. Google Drive, Dropbox y Slack son todas las posibles integraciones que puede obtener.

Los equipos a los que no les importe expandir las capacidades de Smartsheet también pueden pagar por la Administración de recursos, anteriormente conocida como 10000ft. Este complemento presenta opciones de administración adicionales para el administrador, incluidas las siguientes.

  • Gestión de la cartera
  • tiempo de seguimiento
  • Informes avanzados
  • Analítica
  • Pronóstico
  • presupuesto

Excel no tiene nada remotamente similar a las herramientas de gestión de equipos como esta.

¿Por qué la gente todavía usa Excel?

Quizás se pregunte por qué muchas empresas todavía usan Microsoft Excel a pesar de todas las ventajas de Smartsheet. No es difícil ver la lógica detrás de la elección, e incluso podrías estar de acuerdo con su razonamiento. Aquí hay algunas respuestas comunes a esta pregunta.

Familiaridad

Muchas personas se apegan a lo que saben, y Microsoft Excel es una aplicación común que muchas empresas todavía usan. Si un administrador de equipo no ve ninguna razón para pasarse a Smartsheet, no hará el cambio. Para ellos, el esfuerzo de hacer la transición a una nueva aplicación no vale la pena.

Sin Necesidad

Para trabajadores autónomos o equipos pequeños, no es necesario cambiar, ya que Smartsheet es adecuado para empresas más grandes. Por lo tanto, es probable que los equipos pequeños o las personas se adhieran a lo que ya usan, como Excel.

Costos

Microsoft Excel se puede comprar como un programa independiente o como parte de Office 365, y la primera opción le ofrece una licencia que funciona hasta que la versión en particular quede obsoleta. Puede exprimir al menos cinco años de uso. La versión de Office 365 también cuesta solo $ 6.99 al mes, lo que la convierte en una opción más económica.

Smartsheet cuesta $14 o más al mes. No hay una versión freemium, y pagará por el software mientras lo use.

Smartsheet gana

Sin embargo, Smartsheet es el ganador en esta comparación. Excel es una poderosa herramienta de hoja de cálculo, pero no está diseñada para nada más allá de eso. Por otro lado, Smartsheet puede hacer mucho más, especialmente con la gestión de recursos o integraciones de terceros.

Todo lo que Excel puede hacer, Smartsheet puede hacerlo mejor. Si forma parte de un equipo más grande y quiere pasar de Excel, esta aplicación es el camino a seguir.

Versatilidad adicional

Smartsheet es la aplicación superior, superando a Excel en características, integraciones y versatilidad pura. Sin embargo, muchas personas están más familiarizadas con el último software y pueden resistirse al cambio. Por lo tanto, depende de usted decidir qué programa desea utilizar.

¿Qué le gusta de Smartsheet? ¿Conoces otras alternativas? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.